Archivée - Document de discussion sur l'examen des normes du travail du Code canadien du travail

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I. S'adapter au monde du travail en évolution

H. Communication avec les employés

1. Avis écrit des modalités d’emploi

Recommandations de la Commission :
  • Un règlement devrait être adopté afin d’obliger les employeurs de remettre à leurs employés un avis écrit précisant leurs taux de rémunération, heures de travail, jours fériés, congés annuels et conditions de travail. L’avis écrit devrait être remis au moment de l’embauche, puis mis à jour chaque fois que des changements importants surviennent ou à intervalles réguliers.
  • Le règlement devrait aussi exiger que le même avis informe en quelques mots les travailleurs de l’existence du Code canadien du travail et attire leur attention sur un site Web et un numéro sans frais où ils peuvent obtenir de plus amples renseignements. Le Programme du travail devrait fournir un formulaire type ou un modèle de formulaire que les employeurs pourraient utiliser ou adapter pour respecter les exigences auxquelles ils sont tenus.
  • L’avis écrit des modalités d’emploi à fournir ne devrait pas être considéré comme un contrat de travail. Cependant, il devrait être traité comme une preuve prima facie de l’entente entre les parties. Dans les cas de litiges en vertu de la Partie III, si un employeur omet de fournir au départ une copie de l’avis écrit des modalités d’emploi ou ne peut en produire un exemplaire, le souvenir qu’a l’employé des modalités doit être supposé exact, à moins que l’employeur ne puisse faire la preuve du contraire de façon convaincante. (R. 5.1-5.4)

Actuellement, rien n’oblige les employeurs à fournir une déclaration écrite à l'employé sur les conditions d’emploi. En vertu de la Partie III, le ministre a l’autorité d’instaurer un règlement qui forcerait les employeurs à émettre des avis qui contiendraient les informations au sujet des heures de travail, des périodes de repos et de toute autre condition liée à l’emploi; toutefois, aucun règlement de ce genre n’existe à l’heure actuelle. Néanmoins, la Partie III exige que les employeurs fournissent aux employés un bulletin de paie détaillé et conservent des relevés d’emploi clairs et précis. Les employeurs doivent aussi afficher un avis indiquant l'existence du Code canadien du travail, sur lequel on peut retrouver une adresse Web où les employés peuvent obtenir des informations supplémentaires (cet avis est prescrit à l’Annexe II des Règlements du Canada sur les normes du travail).

D’un coté, un règlement qui obligerait l’employeur à fournir à chaque employé un avis écrit et détaillé des conditions d’emploi serait un fardeau administratif. Pour assurer l'exactitude des avis, l'employeur aurait à effectuer des mises à jour à intervalles réguliers ou à chaque fois que surviennent des changements importants (p. ex., lorsqu’un employé passe d’un poste à temps plein à un poste à temps partiel ou s'il a un horaire comprimé). Il pourrait aussi se révéler difficile de faire respecter une obligation légale qui forcerait l’employeur à fournir et à continuellement mettre à jour un avis écrit des conditions d’emploi. C’est peut-être pour cette raison qu’une seule province (Terre-Neuve-et-Labrador) oblige les employeurs à fournir aux employés, lors de l’embauche, une déclaration écrite des conditions d'emploi.

Le principal argument servant à justifier l’obligation de donner aux employés un avis des conditions d’emploi est que cette mesure les aiderait à mieux comprendre leurs droits et faciliterait de ce fait la mise en application de la Partie III. Ainsi, en ayant plus d'informations sur leurs conditions d'emploi, y compris leurs droits tels que prévus dans la Partie III, les employés pourraient faire valoir leurs droits de manière plus efficace. Cependant, l’avis proposé par la Commission ne serait pas nécessairement utile pour assurer le respect de la loi, puisqu’il se pourrait qu’il contienne de l’information n’ayant aucune pertinence en ce a trait à la Partie III. Par exemple, l’avis pourrait indiquer que dès son premier jour de travail, l’employé a droit à six semaines de vacances. Le Programme du travail pourrait seulement faire respecter le droit aux deux semaines de vacances après une année complète de travail prévues par la loi (bien que l’employé puisse toujours s’adresser au tribunal civil). Il serait aussi très improbable que des employeurs reconnaissent par écrit que les conditions d’emploi qu’ils offrent sont inférieures aux normes prescrites dans la Partie III.

Certains ont également soutenu que les dossiers que les employeurs doivent tenir sont suffisants pour les fins de la Partie III, car ces derniers doivent inclure des informations pertinentes, telles que la date du début de l’emploi, le taux horaire, les détails concernant les changements au taux de salaire, les gains, les heures de travail et les dates de début et de fin des congés. Les employeurs doivent garder ces dossiers pour une période de 36 mois après la date de fin d’emploi et les faire parvenir, sur demande, aux inspecteurs du Programme du travail.

D’un autre coté, certains diront que c’est une bonne pratique pour une entreprise que de mettre par écrit les conditions d’emploi afin d’éviter les disputes ou les malentendus. Les dispositions législatives au Royaume-Uni, en Irlande et en Nouvelle-Zélande exigent que les employeurs fournissent aux employés une déclaration écrite des détails de l’emploi au tout début de leur relation de travail.

Par exemple, tous les employés au RU dont l'emploi est d'une durée d'un mois ou plus ont le droit de recevoir à l’intérieur de 2 mois, à partir du début de leur emploi, une déclaration écrite de leur employeur décrivant brièvement les conditions principales de leur emploi. Les employés ont aussi le droit de recevoir un avis écrit dès qu’un changement se produit à l’une ou l’autre des conditions mentionnées dans la déclaration. Un employé qui est insatisfait parce qu'il n’a pas reçu de déclaration écrite ou d’avis de changement peut s’adresser au tribunal du travail. La même option s’offre si une question est soulevée quant à l'exactitude ou à l’adéquation des conditions d’emploi décrites dans ces documents. Dans l’une ou l’autre des causes en question, le tribunal décidera des informations qu’auraient dû recevoir l’employé. La décision du tribunal aura le même effet que si des informations correctes avaient été comprises dans une déclaration écrite ou dans un avis de changement donné par l’employeur.

Si la proposition de la Commission est acceptée, la législation du RU pourrait être une référence utile pour déterminer ce qui devrait être inclus dans les avis écrits des conditions d’emploi, la fréquence des mises à jour et leur exécution.

Examen de la question :
  • Serait-il approprié d’obliger les employeurs à fournir aux employés un avis écrit détaillant les conditions d’emploi au début de la relation d’emploi? Si oui, que devrait inclure cet avis? Est-ce que les employeurs devraient avoir à mettre à jour cet avis régulièrement, et si oui, à quelle fréquence? Devrait-on obliger les employeurs à le mettre à jour lorsqu’il advient un changement important? Le cas échéant, que constituerait un changement important?
  • Est-ce qu’un avis devrait être considéré comme un contrat de travail ou simplement comme la preuve d’une entente? Quelles conséquences, s’il y a lieu, devraient être imposées à un employeur qui ne respecte pas les exigences de l’avis?
  • Est-ce que les employeurs qui fournissent à leurs employés une politique générale écrite d’emploi en milieu de travail devraient tout de même avoir à donner un avis écrit décrivant les conditions d’emploi?

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Date de modification :
2012-02-03