Tenue des dossiers

Pour mener correctement une entreprise, il est essentiel de tenir fidèlement dossiers et registres car c’est grâce à eux qu’un employeur peut prouver en cas de doute la conformité des normes minimum d'emploi sur le lieu de travail.

L’article 24 du Règlement du Canada sur les normes du travail spécifie les dossiers que les employeurs relevant de la compétence fédérale doivent tenir aux fins d’une éventuelle inspection.

De façon générale, en tant qu'employeur, vous devez conserver le registre de paye et les autres registres d’emploi (tels que les suivants) pendant au moins 36 mois :

  • dossiers indiquant vos périodes de salaire;
  • tous les accords concernant les points suivants :
    • report ou le renoncement à des congés annuels;
    • substitution des jours fériés et les résultats du scrutin;
  • avis :
    • pour déterminer l’« année d'emploi » pour les congés annuels;
    • pour congé parental/de maternité;
    • cessation d'emploi;
  • copies des certificats médicaux demandés pour :
    • congé de maladie;
    • sujets liés à la maternité;
  • documentation au sujet d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle, dont :
    • motif détaillé de l'absence;
    • dates prévues pour le retour au travail, ou avis/raisons par rapport auxquels l'employé ne peut pas revenir.

Plus précisément, vous devez indiquer l'information suivante dans vos dossiers :

Identification des employés

  • nom;
  • adresse;
  • numéro d’assurance sociale;
  • titre de poste;
  • début et fin de la période d'emploi de l’employé;
  • sexe;
  • âge (si inférieur à 17 ans).

Salaire des employés

  • le taux de rémunération, en indiquant s’il s’agit d’un taux horaire/hebdomadaire/mensuel ou autre (à être expliqué clairement);
  • tout changement apporté au taux de rémunération, et les dates d’application.

Rémunération réelle

  • les montants versés chaque jour de paie;
  • les sommes versées pour les heures supplémentaires;
  • paye de vacances;
  • l’indemnité de jour férié;
  • l’indemnité de congé de décès;
  • l’indemnité de cessation d’emploi;
  • l’indemnité de départ.

Chaque chèque de paye devrait comporter une mention indiquant le montant versé, son objet et les retenues.

Heures de travail

  • heures quotidiennes de travail;
  • si des heures de travail sont calculées selon une moyenne :
    • la communication du préavis de 30 jours;
    • les périodes servant au calcul de la moyenne;
    • la date de début de ces périodes;
  • si les heures de travail sont modifiées, des copies de :
    • avis;
    • horaires;
    • scrutins;
    • dates d’affichage;
    • détail des réductions en heures;
    • nombre d'heures supplémentaires payées, s’il y a lieu.

Jours non travaillés

  • date de début et de fin des congés annuels;
  • jours fériés;
  • congés de décès;
  • début et dates de fin de la réaffectation liés à la maternité et des congés de maternité et parentaux;
  • absences pour maladie et pour accidents ou maladies liés au travail.

Veuillez noter qu’en tant qu’employeur relevant de la compétence fédérale, vous devez également fournir les grandes lignes des conditions et avis du Code, selon les exigences de la loi, en indiquant des sources d’informations supplémentaires sur le Programme du travail.

Voir le feuillet nº 14 – Tenue des registres, pour de plus amples informations.

Pied de page

Date de modification :
2012-02-02