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Archivée - Annexes de l’étape 1

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Annexe 1A – Avis

Première communication destinée aux employés

Présentation de l’équité en matière d’emploi

Destinataires : Tous les employés

Date : [Date]

De : Président/chef de la direction

Objet : Annonce de l’objectif de l’équité en matière d’emploi et désignation du cadre supérieur responsable de sa mise en œuvre

[Nom de l’entreprise] fait partie du Programme de contrats fédéraux depuis que nous avons obtenu des contrats du gouvernement du Canada. Dans le cadre du processus visant à obtenir de tels contrats, nous nous sommes engagés à mettre en œuvre un programme efficace d’équité en matière d’emploi.

Nous voulons veiller à ce que les membres des quatre groupes désignés (à savoir les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles) soient représentés de manière appropriée au sein de notre effectif. Bien que l’équité en matière d’emploi ait pour objet l’élimination de tout obstacle à l’emploi auquel les membres de ces groupes peuvent se heurter dans notre entreprise, il s’agit d’un programme qui profitera à chaque personne dans le milieu de travail.

En mettant en œuvre l’équité en matière d’emploi, nous tirons parti de la diversité du Canada. Nous voulons nous assurer que personne ne se voie refuser des possibilités d’emploi pour des motifs qui ne sont pas liés à ses compétences. Il est important de veiller à ce que tous les employés soient représentés de manière équitable à tous les niveaux de notre entreprise et qu’ils fassent l’objet d’un traitement juste dans toutes nos pratiques de sélection, d’embauche, de formation et d’avancement.

Nous sommes heureux d’annoncer que [Nom du cadre supérieur] est le cadre supérieur responsable du programme d’équité en matière d’emploi au sein de notre entreprise. Au cours des prochains mois, [Nom du cadre supérieur] supervisera la formation d’un comité de l’équité en matière d’emploi; la réalisation d‘une enquête sur l’effectif, d’une analyse de l’effectif, d’une étude de tous nos systèmes d’emploi; et l’élaboration de notre plan d’équité en matière d’emploi. [Nom du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l'EME] aidera [Nom du cadre supérieur] à coordonner ce programme.

Le succès de notre programme d’équité en matière d’emploi dépend beaucoup de votre appui; vos suggestions et votre collaboration pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi au sein de notre entreprise seront les bienvenues. Nous communiquerons de nouveau avec vous d’ici peu, soit au cours des prochaines semaines, lorsque nous procéderons à l’enquête sur l’effectif.

Si vous avez des questions ou des remarques sur l’équité en matière d’emploi, n’hésitez pas à communiquer avec [Nom du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l'équité en matière d'emploi] par téléphone au [Numéro de téléphone], ou par courriel à [Adresse de courriel].

Cordialement,

[Nom du président/chef de la direction]

Annexe 1B – Avis

Deuxième communication destinée aux employés

Demande de volontaires en vue de la formation du comité de l’équité en matière d’emploi

Destinataires : Tous les employés

Date : [Date]

De : [Nom et titre du cadre supérieur responsable de l’équité en matière d’emploi]

Objet : Avis aux personnes intéressées à faire partie du comité de l’équité en matière d’emploi à titre bénévole

[Nom de l’entreprise] fait partie du Programme de contrats fédéraux depuis que nous avons obtenu des contrats du gouvernement du Canada. Dans le cadre du processus visant à obtenir de tels contrats, nous nous sommes engagés à mettre en œuvre un programme efficace d’équité en matière d’emploi.

Afin d’inciter les employés et leurs représentants à participer au processus d’équité en matière d’emploi, nous avons l’intention de créer un comité de l’équité en matière d’emploi. Ce comité, qui sera constitué de représentants de la direction, des employés et du syndicat, se consacrera aux activités suivantes :

• informer les employés de la mise en œuvre de toutes les activités d’équité en matière d’emploi et les promouvoir auprès de ceux-ci;
• aider à l’élaboration du questionnaire d’auto-identification et à la promotion de l’enquête sur l’effectif;
• déterminer les besoins spécifiques des groupes désignés de notre entreprise;
• aider à l’étude de toutes les politiques et pratiques d’emploi – écrites ou non – pour vérifier si elles présentent des obstacles à l’emploi pour les membres des groupes désignés;
• aider à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’examen du plan d’équité en matière d’emploi;
• préparer ou organiser des présentations ou des séances de formation destinées aux gestionnaires et au personnel à propos de l’équité en matière d’emploi.

Les réunions du comité de l’équité en matière d’emploi auront lieu aux installations de l’entreprise et pendant les heures de travail. Si vous ou une personne que vous connaissez êtes intéressé à devenir membre du comité, veuillez communiquer avec :

[Coordonnées de la personne]

Cordialement,

[Nom et titre du cadre supérieur]

Annexe 1C – Avis

Troisième communication destinée aux employés

Présentation du questionnaire d’auto-identification

Destinataires : Tous les employés

Date : [Date]

De : [Nom et titre du cadre supérieur responsable de l’équité en matière d’emploi]

Objet : Présentation du questionnaire d’auto-identification

[Nom de l’entreprise] fait partie du Programme de contrats fédéraux et a pris l’engagement de veiller à ce que tous ses employés soient traités de manière juste. Les entreprises qui ont 100 employés et plus et qui obtiennent des contrats fédéraux de 200 000 $ ou plus doivent mettre en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi. Ce programme veille à ce que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles soient représentés de manière équitable dans toutes les catégories professionnelles de notre effectif.

Dans le cadre de la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi, nous devons procéder à une enquête pour recueillir des données sur l’ensemble de notre effectif. Chaque employé, qu’il soit membre d’un groupe désigné ou non, est prié de remplir le questionnaire d’auto-identification et de le retourner à [Nom du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l'équité en matière d'emploi].

Vous n’êtes pas tenus de répondre à ce questionnaire; toutefois, nous vous invitons tous à le remplir, car les données ainsi recueillies nous permettront de cerner et d’éliminer tout obstacle qui pourrait faire partie de nos processus relatifs à l’embauche, à la formation, aux promotions et au maintien en poste.

Vos réponses seront confidentielles et ne seront utilisées qu’aux fins de l’équité en matière d’emploi. Nous vous invitons également à mettre à jour tout renseignement vous concernant en remplissant un autre questionnaire à tout moment. C’est grâce à vous que nous nous doterons d’un effectif représentatif de la population canadienne.

Je vous remercie de votre appui et de votre collaboration. Si vous avez des questions au sujet du questionnaire ou de tout autre aspect de la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi, n’hésitez pas à communiquer avec [Nom du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l'EME] par téléphone au [Numéro de téléphone], ou par courriel à [Adresse de courriel].

Cordialement,

[Nom et titre du cadre supérieur]

Annexe 1D

Annexe 1D : Questionnaire d’auto-identification

Foire aux questions

1. Pourquoi ces renseignements sont-ils recueillis?

   Nous recueillons ces renseignements auprès des nouveaux et anciens employés afin d’obtenir un aperçu de la composition de notre effectif. Ces renseignements seront utiles à deux niveaux : d’une part, ils nous aideront à cerner toute sous-représentation des groupes désignés dans les diverses catégories professionnelles de notre effectif; d’autre part, ils nous permettront d’effectuer des comparaisons afin de suivre les progrès de notre programme d’équité en matière d’emploi.

2. Pourquoi chaque employé devrait-il remplir le questionnaire d’auto-identification?

   Tous les employés font partie de l’effectif : par conséquent, l’engagement que nous avons pris envers l’équité en matière d’emploi ne peut être pleinement rempli sans que chacun d’eux y participe. En nous remplissant le questionnaire, vous nous aiderez à voir dans quelle mesure la composition de notre effectif est similaire à celle du marché du travail de la région. Même si vous n’êtes pas membre d’un groupe désigné, vous nous aiderez à réaliser l’égalité sociale au sein de notre effectif.

3. Les questions sur la race ou les incapacités enfreignent elles les lois sur les droits de la personne ou d’autres lois?

   Non. La Loi canadienne sur les droits de la personne précise que le fait de recueillir des renseignements n’est pas une pratique discriminatoire lorsque ces renseignements sont destinés à être utilisés aux fins de l’adoption ou de la mise en place de programmes, de plans ou d’arrangements spéciaux visant l’élimination des désavantages subis par certains groupes d’individus .

4. Comment les renseignements que je fournis seront ils utilisés?

   Nous les utiliserons pour compiler des statistiques sur la composition de notre effectif. Ils nous permettront d’évaluer la représentation des groupes désignés dans différentes catégories professionnelles et à différents niveaux de l’entreprise, de formuler des objectifs et de suivre les progrès réalisés vis-à-vis de ces objectifs. Le service des ressources humaines pourrait communiquer avec vous à propos de mesures spécifiques concernant votre groupe désigné, notamment des mesures de soutien et des besoins relatifs à l’adaptation, si vous l’autorisez à le faire en cochant la case située à la fin du questionnaire. Nous pourrions également vous demander de participer au comité de l’équité en matière d’emploi ou aux comités consultatifs, ou encore vous demander conseil à propos de certaines questions relatives à l’équité en matière d’emploi.

5. Dois-je répondre à ce questionnaire?

   Non, vous n’êtes pas tenu d’y répondre. Toutefois, nous pouvons exiger que vous signiez le questionnaire et que vous le retourniez au service des ressources humaines, même si vous décidez de ne fournir aucun des renseignements demandés.

6. Dois je remplir le questionnaire à nouveau si j’en ai déjà rempli un?

   Même si vous vous êtes déjà identifié comme membre d’un groupe désigné dans le passé, nous vous demandons de remplir le questionnaire à nouveau maintenant, afin d’être inclus dans notre enquête sur l’effectif. De plus, en remplissant le questionnaire, vous nous aidez à mettre à jour les renseignements sur notre effectif.

7. La confidentialité de mes renseignements est elle garantie?

   Oui. Les renseignements que vous fournissez sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et leur confidentialité est garantie. De plus, la Loi sur l’équité en matière d’emploi précise que les renseignements d’auto-identification peuvent être utilisés uniquement aux fins de l’équité en matière d’emploi et qu’ils doivent être conservés dans un dossier distinct du dossier d’employé. Avec votre permission, vos renseignements pourront être utilisés pour proposer votre participation à des cours de formation spéciale, à des comités de sélection ou à d’autres activités liées à l’équité en matière d’emploi.

8. Comment puis-je corriger, modifier ou consulter des renseignements qui me concernent?

   Il vous suffit de remplir un nouveau questionnaire et de l’envoyer à votre personne-ressource pour l’équité en matière d’emploi. Vous pouvez également communiquer avec le service des ressources humaines si vous souhaitez consulter les renseignements détenus à votre sujet.

9. J’ai fait l’objet de mesures d’adaptation en milieu de travail. Dois-je malgré tout m’identifier comme une personne handicapée?

   Oui. Toutes les personnes handicapées sont priées de procéder à l’auto identification, et ce, même si elles ont fait l’objet de mesures d’adaptation en milieu de travail.

10. Puis-je m’identifier comme membre de plus d’un groupe?

    Oui. Le Règlement sur l’équité en matière d’emploi permet à un employé de s’identifier comme membre de plus d’un groupe désigné. Le questionnaire d’auto identification inclut des définitions qui vous aideront à indiquer avec exactitude le ou les groupes dont vous êtes membre.

11. Puis-je laisser quelqu’un d’autre procéder à mon identification?

    Non. Vous êtes responsable de votre propre identification. La Loi précise que votre gestionnaire et votre superviseur – et même vos collègues – ne peuvent pas fournir ces renseignements, à moins que vous ne les autorisiez à le faire.

Annexe 1E

Questionnaire d’auto-identification

Instructions

[Nom de l’entreprise] croit que tous ses employés doivent être traités équitablement. Nous croyons en l’application du principe de l’équité en matière d’emploi dans le milieu de travail : elle permet de garantir que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles seront représentés d’une manière équitable à tous les niveaux de notre entreprise. Le programme d’équité en matière d’emploi que nous avons mis en place garantit que nos pratiques d’embauche et de promotion sont fondées sur les qualifications et la compétence.

Dans le cadre de ce programme, nous utilisons ce questionnaire d’auto identification pour recueillir des renseignements sur notre effectif. En vous identifiant comme membre d’un groupe désigné (femmes, Autochtones, personnes handicapées et minorités visibles) dans les sections B à E, vous nous aiderez à obtenir un portrait exact de notre effectif. Soyez assurés que vous pouvez vous identifier comme appartenant à un groupe désigné sans aucune crainte dans notre milieu de travail. Vous pouvez demander les mesures d’adaptation dont vous avez besoin pour accomplir vos fonctions au meilleur de vos capacités.

Vous n’êtes pas obligé de répondre au questionnaire; toutefois, vous devez remplir la section A, signer la section I et retourner le questionnaire au service des ressources humaines, et ce, même si vous décidez de ne fournir aucun autre renseignement.

Les réponses que vous fournirez dans ce questionnaire seront conservées à des fins d’analyse statistique et leur confidentialité sera protégée. Nous vous invitons à revoir, à mettre à jour et à corriger en tout temps les renseignements qui vous concernent; vous pouvez avoir la certitude qu’ils ne seront pas utilisés à des fins non autorisées.

Ce questionnaire est aussi offert sur demande en braille, en gros caractères ou en cassette audio. Il est également disponible à [site Web de l’entreprise].

1. Nom :

   Section/service :

   Poste :

   Numéro d’employé :

   Situation d’emploi :
   Temps plein
   Temps partiel
   Temporaire

2. Sexe :
   Femme
   Homme

   Lisez les définitions de chacune des trois prochaines sections et répondez « oui » si elles s’appliquent à vous. Vous pouvez vous identifier comme membre de plus d’un groupe.

3. Autochtones

   Selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi, un Autochtone est un Indien, un Métis ou un Inuit.

   Répondez vous à cette définition?
   Oui
   Non

4. Minorités visibles

   Selon la Loi, font partie des minorités visibles les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche.

   Les minorités visibles incluent notamment :

   • Les Noirs
   • Les Latino-Américains qui n’ont pas la peau blanche (y compris les Autochtones de l’Amérique centrale et de l’Amérique du Sud)
   • Les Asiatiques orientaux (p. ex. : Chinois, Japonais ou Coréens)
   • Les Asiatiques du Sud ou des Indes orientales (p. ex. : Indiens, Pakistanais, Bangladais ou Indiens de l’Est originaires de la Guyane, de la Trinité ou de l’Afrique orientale)
   • Les Asiatiques du Sud-Est (p. ex. : Birmans, Cambodgiens, Philippins, Laotiens, Thaïlandais ou Vietnamiens)
   • Les Asiatiques occidentaux, les Nord-Africains ou les Arabes qui n’ont pas la peau blanche (p. ex. : Iraniens, Libanais, Égyptiens ou Libyens)
   • Les personnes d’origine mixte (p. ex. : dont l’un des parents fait partie de l’un des groupes de minorités visibles énumérés ci-dessus)

   Êtes-vous membre d’une minorité visible?
   Oui
   Non

5. Personnes handicapées

   Selon la Loi, les personnes handicapées sont des personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage, et qui considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi ou qui pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience. Ce groupe comprend également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail (notamment par le biais d’aides techniques, de modifications apportées à l’équipement et d’autres modalités de travail).

   Voici des exemples de déficiences :

   • Coordination ou dextérité
     Difficulté à utiliser ses mains ou ses bras, par exemple pour saisir des objets ou pour utiliser un clavier
   • Mobilité
     Difficulté à se déplacer d’un bureau à l’autre, à parcourir de longues distances à la marche ou à monter un escalier
   • Cécité ou déficience visuelle
     Incapacité ou difficulté à voir, glaucome, sauf les personnes qui voient bien avec des lunettes ou des verres de contact
   • Parole
     Incapacité ou difficulté à parler et à se faire comprendre
   • Surdité ou déficience auditive
     Incapacité ou difficulté à entendre
   • Autres déficiences
     Déficience d’apprentissage, de développement ou d’un autre type

   Êtes-vous une personne handicapée?
   Oui
   Non

6. Données supplémentaires aux fins des mesures d’adaptation

   Veuillez préciser de quelle façon nous pourrions prendre des mesures d’adaptation qui vous aideraient à participer pleinement au milieu de travail. Ces mesures d’adaptation, si elles sont mises en œuvre, n’auront pas de répercussions négatives sur votre embauche, votre formation, vos chances de promotion et votre maintien en poste au sein de notre entreprise.

7. Participation volontaire de l’employé
   1. Souhaitez vous que vos renseignements d’auto-identification d’équité en matière d’emploi soient utilisés relativement à des activités liées à l’équité en matière d’emploi.

      Oui
      Non

   2. Dans le cadre de nos efforts d’équité en matière d’emploi, il arrive que nous demandions à des membres de groupes désignés de participer à diverses activités (p. ex., des comités ou des groupes de discussion) afin qu’ils nous communiquent leurs idées sur les nouveaux programmes. Cochez la case « Oui » ci dessous si vous consentez à ce que la personne ressource pour l’équité en matière d’emploi ou le directeur des ressources humaines communique directement avec vous à une telle fin.

      Oui
      Non

8. Commentaires de l’employé

   Nous aimerions obtenir vos commentaires ou vos idées à propos de notre programme d’équité en matière d’emploi. Notez que tous les commentaires demeureront confidentiels. Communiquez avec la personne ressource pour l’équité en matière d’emploi par téléphone, au [Numéro de téléphone], ou par courriel, à [Adresse de courriel].

9. Signature de l’employé

   Signature :

   Date :

   Merci de votre participation!

   Veuillez retourner ce questionnaire à l’adresse suivante, dans l’enveloppe fournie à cette fin :

[Insérer l’adresse de l’entreprise]

Annexe 1F – Avis

Dernière communication destinée aux employés

Suivi du questionnaire d’auto-identification

Destinataires : Tous les employés

Date : [Date]

De : [Nom et titre du cadre supérieur responsable de l’équité en matière d’emploi]

Objet : Suivi du questionnaire d’auto-identification

[Nom de l’entreprise] a pris l’engagement de réaliser l’équité en matière d’emploi en tout temps. Nous voulons que notre milieu de travail soit juste et favorable pour tous les employés, y compris les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles.

Nous souhaitons remercier tous ceux qui ont retourné le questionnaire d’auto identification. Si vous ne l’avez pas encore retourné, veuillez le faire le plus vite possible. Votre participation à l’enquête sur l’effectif est extrêmement importante pour nous.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez modifier les renseignements que vous avez fournis dans le questionnaire, n’hésitez pas à communiquer en tout temps avec [Nom de la personne-ressource pour l’EME] par téléphone au [Numéro de téléphone], ou par courriel à [Adresse de courriel].

Encore une fois, merci de votre appui et de votre collaboration.

Cordialement,

[Nom et titre du cadre supérieur]

Annexe 1G

Calcul du nombre d’employés

Programme de contrats fédéraux

Les entreprises qui sont assujetties au Programme de contrats fédéraux comptent 100 employés ou plus. Pour déterminer le nombre d’employés qui font partie de votre effectif aux fins de l’équité en matière d’emploi, vous devez d’abord vous assurer qu’il y a une relation d’emploi. Vous devez ensuite établir si la personne est un employé permanent à plein temps ou à temps partiel ou un employé temporaire au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du Règlement sur l’équité en matière d’emploi. Finalement, vous devez compter le nombre d’employés qui répondent aux définitions. Bien que les entreprises assujetties au Programme de contrats fédéraux ne soient pas explicitement visées par la Loi, l’article 42 exige une équivalence entre les exigences applicables aux entrepreneurs fédéraux et celles applicables aux employeurs visés par la Loi. Les directives et les conseils qui suivent vous aideront à calculer le nombre d’employés qui font partie de votre effectif aux fins du Programme de contrats fédéraux et de l’équité en matière d’emploi.

La relation d’emploi

Dans la plupart des cas, il est facile pour une entreprise de déterminer s’il y a relation d’emploi (parfois appelée « relation employeur employé ») d’après sa liste de paie. Cependant, il arrive que certains contrats engendrent une relation d’emploi. Pour déterminer si une telle relation existe, vous devez examiner la façon dont le travail est fait sur une base quotidienne. La façon dont chacune des parties nomme la relation de travail a peu d’importance. Voici la liste des facteurs à considérer :

1. Contrôle et supervision – Un entrepreneur indépendant (c’est-à-dire une personne qui n’est pas considérée comme un employé de votre entreprise, ou avec laquelle votre entreprise n’a pas de relation d’emploi) exerce un contrôle autonome sur les méthodes et techniques requises pour accomplir la tâche.
2. Propriété des outils – Un entrepreneur indépendant fournit, à ses frais, les outils de travail requis pour accomplir la tâche.
3. Possibilité de profit – Un entrepreneur indépendant a l’occasion de faire du profit.
4. Risque de perte - Un entrepreneur indépendant assume le risque de perte financière.
5. Rôle – Le travail accompli par un entrepreneur indépendant ne fait pas partie intégrante des activités principales de l’entreprise, mais y est plutôt accessoire (lisez aussi la section « Employé » ci-dessous).

Notez qu’aucun de ces facteurs n’est déterminant à lui seul. Si vous vous demandez encore s’il y a relation d’emploi, nous vous suggérons de lire les sections suivantes, qui différencient un employeur d’un employé.

Employeur

Lorsqu’un grand nombre d’entreprises, de divisions et de filiales sont apparentées, il peut être difficile d’établir qui est l’employeur en vue de décider si celui ci emploie ou non 100 employés ou plus. Les questions suivantes aident souvent une entreprise à établir si elle est l’employeur.

• L’entreprise est elle une entité légale ou une personne distincte?
• Possède-t-elle une structure de gestion suffisamment distincte?
• Est-elle exploitée comme une entreprise séparée? Par exemple, les employés sont ils prêtés et transférés sans formalités ou doivent-ils remettre leur démission pour être embauchés par la division ou l’entreprise apparentée? Les listes de paie et les pratiques de ressources humaines sont-elles séparées?
• L’entreprise détient-elle les autorisations ou permis nécessaires pour œuvrer dans ce secteur?

On peut également utiliser les critères suivants pour déterminer qui est l’employeur :

• La partie exerçant la direction et le contrôle du travailleur réalisant le travail – Comme les entreprises agissent par l’entremise d’agents, il pourrait être nécessaire de déterminer l’employeur de la personne qui supervise la façon dont le travail est fait et la durée du travail à faire et qui définit les tâches du travailleur.
• La partie responsable de la rémunération – Il est important de déterminer de qui provient vraiment la rémunération. Le simple fait de transmettre ou de servir d’intermédiaire à transmission de la rémunération ne suffit pas, en l’absence d’autres facteurs, à établir l’existence d’une relation d’emploi.
• La partie qui impose la discipline et évalue le rendement.
• La partie qui embauche le travailleur (qui est responsable de la sélection, des tests et de la formation des travailleurs et qui en assume les coûts).
• La partie qui détient l’autorité de congédier le travailleur.
• La partie qui est perçue par le travailleur comme étant l’employeur – Notez qu’il n’est pas rare qu’un employé se trompe sur l’identité de son employeur.
• L’existence d’une intention de créer la relation d’employeur/employé.

Comme mentionné précédemment, aucun de ces critères n’est déterminant ou concluant à lui seul.

Employé

Pour déterminer si une personne est un employé, il faut prendre les facteurs en considération dans leur ensemble et se poser les questions suivantes :

1. Le poste est-il permanent?
2. La personne participe-t-elle aux avantages sociaux? Fait-elle des contributions à l’assurance-emploi par l’entremise de l’entreprise?
3. L’employeur soumet-il des feuillets de renseignement T4 annuels pour cette personne? L’entreprise paie-t-elle une assurance pour la personne?
4. La personne doit-elle souscrire à une assurance? Est-elle protégée par un régime d’assurance-emploi ou un programme d’indemnisation des accidents du travail fourni par l’entreprise?
5. Existe-t-il un contrat d’embauche écrit? La personne porte-t-elle un uniforme d’entreprise? Utilise-t-elle un véhicule de l’entreprise? Des outils, bons de commande, cartes professionnelles ou équipement sont-ils fournis par l’entreprise? Des produits peuvent-ils être achetés d’entreprises autres que l’employeur?
6. La personne peut-elle solliciter des clients? Peut-elle offrir des produits concurrents? Les frais sont-ils fixés par l’entreprise? La personne doit-elle remettre des sommes tous les jours à l’entreprise?
7. Quelle est l’étendue de la coordination/supervision effectuée par l’entreprise auprès de la personne? La personne peut-elle choisir la méthode qu’elle utilisera pour accomplir les tâches liées à sa fonction? L’entreprise jouit-elle de pouvoirs disciplinaires? Qui fournit un remplacement si la personne est incapable d’accomplir le travail?
8. La personne peut-elle embaucher des employés? L’entreprise contrôle t elle le congédiement des employés de la personne? Des travaux peuvent-ils être sous-traités librement?
9. La personne accomplit-elle le même travail que les employés de l’entreprise? Passe t elle un nombre considérable d’heures à travailler pour l’entreprise?
10. L’entreprise accorde-t-elle une indemnité de vacances et offre-t-elle des heures supplémentaires? La personne détermine-t-elle son nombre d’heures travaillées? Établit elle son propre horaire?
11. Qui les clients appellent-ils lorsqu’ils ont un problème, la personne ou l’entreprise? L’argent que paient les clients va-t-il directement à la personne ou à l’entreprise? L’entreprise réalise-t-elle la tenue de livre au nom de la personne? La personne reçoit elle le même montant d’argent peu importe si le client paie ou non?
12. La personne est-elle remboursée pour ses dépenses? A t elle droit aux profits ou participe t elle aux pertes?
13. Les activités de la personne font-elles partie de l’entreprise de l’entreprise?

Statut d’emploi

Employés permanents à plein temps selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Un « employé permanent à plein temps » est une personne embauchée pour une période indéterminée et qui travaille régulièrement le nombre d’heures normal fixé par l’employeur pour les employés de la catégorie professionnelle de l’équité en matière d’emploi dont elle fait partie. Le nombre d’heures normales est fixé par l’employeur, mais ne peut être inférieur au nombre habituel d’heures travaillées par les employés à plein temps dans cette même catégorie professionnelle.

Il existe déjà des précédents dans l’application des définitions de statut d’emploi pour les emplois saisonniers ainsi que pour les horaires de travail, les systèmes de répartition et la sécurité dans des industries telles que le débardage et le camionnage. Dans l’industrie du transport maritime, le statut d’emploi permanent à plein temps n’est pas affecté par les fermetures saisonnières puisqu’un grand nombre d’employés conservent le droit de retourner au travail. Dans d’autres industries/entreprises, le renouvellement routinier de contrats peut être tout aussi permanent que tout autre dans le même domaine.

Employés permanents à temps partiel selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Un « employé permanent à temps partiel » est une personne embauchée pour une période indéterminée et qui travaille régulièrement une partie seulement du nombre d’heures normal fixé par l’employeur pour les employés de la catégorie professionnelle de l’équité en matière d’emploi dont elle fait partie.

En général, ce qui constitue l’horaire de travail normal pour un groupe d’employés est considéré comme du travail à plein temps, et tout ce qui est en deçà est considéré comme du travail à temps partiel. Par exemple, dans certaines entreprises, l’horaire de travail normal pour les employés à plein temps est de 11 heures par jour, et ce, 3 jours par semaine; les personnes qui ne travaillent pas selon cet horaire sont donc considérés comme des employés à temps partiel. Dans les cas où une personne n’est pas embauchée selon la base horaire mais selon une autre base (p. ex., selon la charge de travail, à la pièce, au kilométrage, etc.), il est nécessaire de déterminer si cela est la norme pour tous les employés ou pour la majorité des employés faisant partie de l’effectif de l’employeur

Employés temporaires selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Un « employé temporaire » est une personne embauchée sur une base temporaire et qui travaille un nombre d’heures donné pendant une période déterminée ou des périodes totalisant 12 semaines ou plus au cours d’une année civile. Toutefois, une personne qui fréquente à plein temps un établissement d’enseignement secondaire ou postsecondaire et qui travaille durant les congés scolaires n’est pas considérée comme un employé temporaire. Que les heures soient régulières ou irrégulières n’est pas un facteur à considérer dans la détermination du statut d’emploi temporaire.

Le nombre total de semaines travaillées par des employés temporaires est calculé selon le nombre cumulatif de semaines travaillées, et non selon le nombre cumulatif de jours. À titre d’exemple, un employé peut être appelé à travailler deux jours une semaine, trois jours la semaine suivante et un jour par semaine pour dix autres semaines au cours de l’année civile. Cet employé est considéré comme temporaire aux fins de l’équité en matière d’emploi.

La plus grande différence entre les employés temporaires et les employés permanents se situe au niveau de la sécurité d’emploi, où la permanence signifie habituellement l’emploi pour une durée indéfinie. La durée d’emploi ou les avantages reçus n’indiquent pas le statut d’emploi. Un employé peut être embauché à long terme, mais, si la durée d’emploi peut être définie, l’employé n’est pas permanent.

Employés occasionnels ou autres employés en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Un « employé occasionnel » est un employé possédant des dates de début et de fin d’emploi précises qui travaille moins de 12 semaines dans une année civile. Il ne répond pas à la définition d’« employé temporaire » et ne doit donc pas être inclus dans le calcul du nombre d’employés.

L’expression « autres employés » renvoie aux personnes en congé sans solde (souvent des mises à pied temporaires ou des congés de longue durée) qui, autrement, répondent à la définition d’employés permanents à plein temps, d’employés permanents à temps partiel ou d’employés temporaires et conservent le droit de retourner au travail.

Cas particulier : personnel d’agence

Aux fins de l’équité en matière d’emploi, on considère le personnel d’agence comme des employés seulement s’ils sont embauchés pour plus de 12 semaines, s’ils sont payés par l’employeur et s’il existe une relation d’emploi.

Cas particulier : contractuels et associés

Peu importe l’industrie, il faut toujours s’assurer d’abord qu’il existe une relation d’emploi dans le cas des contractuels ou des associés. Il peut y avoir dans une même entreprise une relation d’emploi avec certains contractuels ou associés, et non avec d’autres. L’existence de cette relation doit être déterminée au cas par cas.

À titre d’exemple, le terme « associé » peut vouloir dire la même chose que franchise, affilié ou ayant une relation par le biais d’une association, auxquels cas on ne considère pas la personne comme un employé. Si un associé est un partenaire ou un codirecteur, qu’il est engagé par l’entreprise (contrairement au fait d’être élu ou bénévole, par exemple, à titre de membre d’un conseil d’administration), qu’il accomplit un travail et qu’il est rémunéré par votre entreprise, cette personne est alors considérée comme un employé.

La meilleure façon de déterminer s’il y a relation d’emploi est de s’en remettre à un conseiller juridique.

La question de compétence

Compétence fédérale versus compétence provinciale

Les employeurs tenus de respecter la Loi sur l’équité en matière d’emploi incluent ceux qui comptent 100 employés ou plus « en lien avec un ouvrage, une entreprise ou un secteur d’activité fédéraux conformément à l’article 2 du Code canadien du travail » au cours d’une année civile.

Il faut faire évaluer au cas par cas si un employeur relève de la compétence provinciale ou fédérale, en tenant compte tant la nature de la structure organisationnelle que le type d’affaires de l’entreprise.

Compétence fédérale et Programme légiféré d’équité en matière d’emploi

En vertu de la Loi, les employeurs sous réglementation fédérale qui comptent 100 employés ou plus ont l’obligation de présenter un rapport au Programme légiféré d’équité en matière d’emploi.

Compétence provinciale et Programme de contrats fédéraux

En vertu de la Loi, les employeurs sous réglementation provinciale qui comptent 100 employés ou plus sont assujettis au Programme de contrats fédéraux dès qu’ils obtiennent un contrat ou une offre à commandes d’une valeur de 200 000 $ ou plus pour la fourniture de biens ou de services au gouvernement du Canada.

Cas particulier : double compétence en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Certaines entreprises peuvent avoir deux ou plusieurs domaines d’activités distincts. Une partie des activités peut être de compétence fédérale et l’autre, de compétence provinciale. Lorsque cela se produit, il faut établir si l’entreprise est divisible aux fins de compétences. Cependant, le Programme du travail, de concert avec l’entreprise en question, devrait vérifier si chaque portion de l’effectif inclut au moins 100 employés.

Si votre effectif compte 100 employés ou plus qui sont assujettis au Programme légiféré d’équité en matière d’emploi, ainsi que 100 employés ou plus qui sont assujettis au Programme de contrats fédéraux, vous devez :

• soit remplir les exigences du Programme de contrats fédéraux pour ce qui est de la portion de votre effectif sous réglementation provinciale, tout en présentant un rapport pour la portion de votre effectif sous réglementation fédérale qui est assujettie au Programme légiféré;
• soit présenter un rapport pour l’ensemble de votre effectif en vertu du Programme légiféré.

Si votre effectif compte 100 employés ou plus sous réglementation fédérale, vous pouvez demander que tout votre effectif soit visé par le Programme légiféré d’équité en matière d’emploi, peu importe le nombre d’employés sous réglementation provinciale. Remarque : vous devez aviser le Programme du travail si vous décidez de présenter au Programme légiféré d’équité en matière d’emploi un rapport pour l’ensemble de votre effectif.

Si votre effectif compte 100 employés ou plus sous réglementation provinciale et moins de 100 employés sous réglementation fédérale, tout votre effectif sera assujetti au Programme de contrats fédéraux.

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Date de modification :

2012-01-26