Archivée - Tenue des dossiers

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Exigence n° 1: L’employeur doit tenir des dossiers sur les mécanismes de reddition de compte mis en œuvre et conserver la preuve qu’un cadre supérieur a été nommé et participe activement à la réalisation de l’équité en matière d’emploi.

Exigence n° 2 : L’employeur doit tenir des dossiers indiquant la chronologie des communications et conserver des copies de toutes les communications et de tout document connexe.

Exigence n° 3 : L’employeur doit tenir des dossiers concernant toutes les activités de consultation et de collaboration entreprises.

Exigence n° 4 : L’employeur doit tenir des dossiers concernant le questionnaire de déclaration volontaire et les renseignements utilisés dans le cadre de l’enquête sur l’effectif. Il doit également conserver les dossiers relatifs à l’enquête sur l’effectif et les données qui en découlent, y compris celles propres à chaque employé, qui concernent l’appartenance à un groupe désigné (le cas échéant), le code CNP et la CPÉME, le salaire et les augmentations de salaire, les dates de promotion (le cas échéant), la situation d’emploi, le lieu de travail, la date d’embauche et la date de cessation d’emploi (s’il y a lieu).

Exigence n° 5 : L’employeur doit tenir des dossiers concernant les renseignements utilisés dans le cadre de son analyse de l’effectif et établir un sommaire des résultats.

Exigence n° 6 : L’employeur doit conserver le rapport d’étude des systèmes d’emploi.

Exigence n° 7 : Les objectifs à court et à long terme sont énoncés dans le plan d’équité en matière d’emploi de l’employeur. Ce dernier doit tenir des dossiers attestant que des efforts raisonnables ont été déployés pour réaliser les objectifs quantitatifs à court et à long terme et que, au moment de fixer ou de réviser ces objectifs, l’employeur a tenu compte du degré de sous représentation, de la disponibilité, de l’augmentation ou de la réduction de l’effectif prévue, de même que du roulement de l’effectif.

Exigence n° 8 : L’employeur doit tenir des dossiers témoignant de tous les efforts raisonnables déployés pour mettre en œuvre les mesures pour éliminer les obstacles révélés par l’étude des systèmes d’emploi et les résultats des mesures adoptées.

Exigence n° 9 : L’employeur doit tenir des dossiers concernant ses politiques écrites liées à l’équité en matière d’emploi, à la lutte contre le harcèlement de même sa politique et procédures liées aux mesures d’adaptation. Il doit aussi conserver tout document concernant l’utilisation et l’application des politiques et procédures et des autres politiques ou pratiques positives élaborées et mis en œuvre. Enfin, il doit tenir des dossiers montrant que des efforts raisonnables ont été déployés pour mettre en œuvre des mesures spéciales, des politiques et des pratiques positives ainsi que des mesures d’adaptation raisonnables, au besoin.

Exigence n° 10 : L’employeur doit tenir des dossiers faisant état de la mise en œuvre du plan d’équité en matière d’emploi, des résultats découlant des activités de suivi et de toutes les révisions apportées au plan.

Exigence n° 11 : L’employeur doit tenir des dossiers sur toutes les activités permanentes relatives à son plan d’équité en matière d’emploi et aux 12 exigences, afin de rendre compte des efforts déployés et des progrès accomplis.

Exigence n° 12 : L’employeur doit tenir des dossiers détaillés sur toutes les activités d’examen et de révision de son plan d’équité en matière d’emploi, y compris des dossiers détaillés qui expliquent pourquoi chaque volet du plan est demeuré inchangé au fil du temps ou a été modifié.

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Date de modification :
2012-01-26