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ARCHIVÉ - Ronde V (2007) de l'évaluation du cadre de responsabilisation de gestion et réponse de la direction en fonction de la composante de la gestion

Valeurs de la fonction publique

Composante de la gestion

1. Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada ( RHDCC) a un niveau de rendement acceptable. Dans le contexte des priorités et des ressources ministérielles, on encourage l’organisation à tirer profit des possibilités suivantes :

• évaluer l’efficacité des activités afin de mettre fin aux craintes de représailles;
• effectuer le suivi des risques et intégrer la gestion des risques à la prise de décisions. Former les gestionnaires à l’application de la gestion des risques;
• élaborer des plans ou des stratégies en matière de valeurs et d’éthique s’étendant sur plusieurs années et mesurer les résultats afin d’informer la haute direction de l’état des valeurs et de l’éthique de l’organisation.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

Gouvernance et orientation stratégique

Composante de la gestion

2. Utilité du cadre de rendement ministériel

3. Intégrité de la structure de gestion ministérielle

4. Efficacité de la contribution extraorganisationnelle

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour les trois indicateurs.

Les structures de gestion, de ressources et de résultats de l’organisation comportent la plupart des éléments permettant d’obtenir un aperçu de l’efficacité des programmes. De plus, certains aspects indiquent que ces éléments sont utilisés dans le cadre de la prise de décisions. En conséquence, les programmes et les ressources de l’organisation sont adéquatement harmonisés avec les résultats stratégiques et le Ministère est en bonne position pour effectuer une gestion axée sur les résultats.

RHDCC et Service Canada ont tous les deux créé leur premier plan d’activités intégré en 2007 2008; ce plan décrit leurs priorités en fonction des activités de programme tout en établissant des liens généraux avec l’orientation et le mandat global du Ministère. Les documents sont acceptables en ce qui concerne l’ajout de certaines ressources humaines et exigences en matière de gestion de l’information et de technologies de l’information relative aux priorités. Toutefois, les renseignements liés à l’allocation des ressources ne sont pas tout à fait clairs dans les plans. Le Ministère mentionne que les deux plans seront combinés à l’allocation des ressources présentées dans les Rapports sur les plans et les priorités 2008 2009 et qu’ils constitueront la base d’un plan global d’activités ministérielles pour 2008 2009 – une priorité de la haute direction. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) appuie cette orientation.

Les structures de gouvernance du Ministère concordent avec son architecture des activités du programme (AAP) et il y a suffisamment de preuves selon lesquelles les principaux comités de la haute direction se rencontrent régulièrement en vue d’examiner les activités, les priorités et le rendement des programmes.

Le SCT donne au Ministère la note « acceptable » en ce qui a trait à ses contributions extraorganisationnelles : l’organisation porte attention aux initiatives extraorganisationnelles, elle les appuie et les oriente. La direction de ces activités est délibérée, structurée, adéquate et correspond au mandat de l’organisation ou à la nature du portefeuille.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer les notes.

En réponse à l’évaluation, le Ministère exécutera les opérations suivantes :

• terminer le processus de modification de l’AAP 2009 2010, notamment les résultats stratégiques;
• mettre à jour la liste des activités du programme inscrites dans son AAP en fonction des lignes directrices du SCT.

Politiques et programmes

Composante de la gestion

5. Qualité de l’analyse des programmes et des politiques

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable.

Au cours de la dernière année, le Ministère a apporté des améliorations à la qualité et à la rapidité de son engagement à l’endroit du Secteur des programmes du SCT, ce qui s’est réflété dans le traitement de plus de 30 présentations au Conseil du Trésor (CT) au cours de cette période. On constate une plus grande sensibilisation au processus global de présentation et à la nécessité de laisser suffisamment de temps aux analystes du programme du SCT et aux employés des centres de décision afin qu’ils puissent faire preuve de la diligence nécessaire. En général, lorsqu’il s’agit de répondre aux demandes de renseignements à l’appui, tant aux fins de l’élaboration des présentations au CT que de leur soumission aux ministres du CT, le Ministère offre son appui et il est réceptif.

De plus, la mise en commun hebdomadaire de la liste de prévisions des présentations au CT, jumelée au dialogue constant avec les bureaux des contrôleurs a facilité la coordination et la résolution des enjeux financiers présents dans de nombreuses présentations au CT. Des efforts continus consacrés à l’amélioration de la collaboration interne entre les secteurs des programmes ministériels et les secteurs financiers dans le cadre de l’élaboration les présentations au CT permettront d’améliorer davantage le processus tout en informant les bureaux des contrôleurs de tous les problèmes en cours.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

Résultats et rendement

Composante de la gestion

6. Qualité et utilisation de l’évaluation

7. Rapports au Parlement

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Fort pour l’évaluation et la note Acceptable pour les rapports sur le rendement :

Le portefeuille du CT a jugé très solide, dans l’ensemble, la fonction d’évaluation du Ministère. L’organisation semble disposer des ressources adéquates. Un organisme de gouvernance active est en place et des preuves crédibles démontrent qu’un système de suivi des recommandations et de gestion des réponses a été instauré. L’unité d’évaluation récemment mise en place par Service Canada fait preuve de pratiques acceptables en matière de gouvernance, de gestion des ressources et d’utilisation des constatations découlant des évaluations afin d’appuyer la prise de décisions de la direction.

Le Rapport ministériel sur le rendement comprend un faible degré de renseignements crédibles sur le rendement (au delà des activités et des extrants à titre de résultats). La plupart des rapports sont axés sur les activités, même si une certaine partie de ces derniers comprend des extrants et des résultats. Il faut que les rapports publics de l’organisation soient davantage axés sur les résultats.

L’organisation fait preuve d’une capacité adéquate à fournir un contexte pour ses plans et son rendement, à rédiger un rapport au Parlement équilibré et à utiliser des comparaisons, à discuter des leçons apprises et à effectuer des liens avec d’autres renseignements. Cela est attesté par la présence des caractéristiques suivantes : les rapports présentent adéquatement des renseignements sur le contexte stratégique et l’environnement opérationnel, notamment les défis, les risques, les possibilités et les capacités; les comparaisons sont généralement utilisées de manière efficace et constante dans le Rapport ministériel sur le rendement. Dans l’ensemble, le Rapport est équilibré. Il présente les aspects positifs et négatifs du rendement – assortis généralement d’une justification ou d’une explication – et il offre des liens vers de l’information supplémentaire.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, le Ministère a entrepris différentes initiatives visant à améliorer son Rapport ministériel sur le rendement, notamment l’élaboration d’un guide d’instructions pour la rédaction de rapports ministériels; une initiative d’évaluation du rendement à l’échelle du Ministère en vue de renforcer les cadres d’évaluation du rendement; l’ajout de sources de données vérifiables dans le Rapport ministériel sur le rendement 2007-2008.

Apprentissage, innovation et gestion du changement

Composante de la gestion

8. Gestion du changement organisationnel

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Fort.

Le portefeuille du CT mentionne que le Ministère dispose des structures et des capacités adéquates pour la gestion de la dernière réorganisation tout en continuant d’augmenter et d’assumer ses principales responsabilités. Une mention particulière a été donnée à l’engagement du Ministère de faire participer les employés de tous les niveaux et de tous les secteurs au plan de changement. De plus, l’organisation a mis en place des équipes et des partenariats avec des spécialistes de la gestion du changement et créé des programmes de formation précis afin de garantir l’harmonisation de la mise en œuvre de son plan de changement.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

Gestion des risques

Composante de la gestion

9. Gestion des risques

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable.

Le portefeuille du CT mentionne dans l’évaluation que le Ministère a continué de faire des progrès prometteurs dans la mise en œuvre de la gestion intégrée des risques en 2007. Il s’agit d’une réalisation rendue possible grâce à l’engagement continu et soutenu de la haute direction et appuyé par des facilitateurs qualifiés. Il a aussi été noté que le Ministère devait élaborer et approuver un cadre de gestion intégrée des risques et s’efforcer de cibler les principaux risques et les activités liées aux risques dans le contexte élargi, englobant l’ensemble de l’entité, afin d’améliorer la cohérence ministérielle. La proposition sur la valeur des besoins d’une gestion intégrée du risque et la motivation de tels besoins doivent être précisées pour chaque niveau de gestion du Ministère afin de recueillir des renseignements et un soutien de meilleure qualité sur le risque.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

Les personnes

Composante de la gestion

10. Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire.

11. Mesure dans laquelle l’effectif est productif, doté de principes, durable et souple.

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour le milieu de travail et Fort pour la main d’œuvre.

Le portefeuille du CT mentionne que le Ministère dispose généralement du soutien nécessaire pour assurer la diversité et le respect des droits linguistiques des employés et qu’il peut raisonnablement garantir la santé psychologique de ses employés. Par conséquent, l’organisation a la capacité de recruter et de maintenir en poste des gens de qualité.

Toutefois, le Ministère doit porter une attention particulière aux secteurs de la rémunération et de la classification. L’organisation ne répond pas aux normes en matière de rapidité des versements aux employés et le rapport d’auto-évaluation selon la classification ne démontre pas que les risques sont clairement ciblés.

RHDCC a mis en place des plans, des programmes et des systèmes complètement intégrés en vue du renouvellement de la main d’œuvre. Les décisions relatives à la main d’œuvre sont continuellement orientées par les principes de la fonction publique. En conséquence, l’organisation s’assure que sa main d’œuvre possède les qualités requises pour être en mesure de remplir son mandat actuel et à venir, tout en ayant la capacité d’innover.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, le Ministère a ciblé Rémunération et avantages sociaux comme l’une des fonctions gérées à l’échelle du Ministère à compter de l’exercice 2008 2009. Les interventions « Porté à l’effectif » (p. ex. versement initial) et « Rayé de l’effectif » (p. ex. versement final) seront gérées d’une manière simplifiée et normalisée dans le cadre de la gestion nationale de la charge de travail.

Le Ministère entreprendra les initiatives suivantes en matière de rémunération et d’avantages sociaux :

• établissement de normes de services nationales (en cours d’élaboration);
• embauche d’employés de la rémunération et des avantages sociaux à l’échelle nationale afin de garantir que les capacités de la collectivité répondent aux nouvelles demandes;
• formation cohérente et en temps opportun offerte aux employés afin de garantir une main d’œuvre compétente et confiante;
• lancement d’un système de gestion de la charge de travail sera lancé en vue d’effectuer le suivi de la pression découlant de la charge de travail, de faciliter la distribution du travail et d’effectuer un examen continu des niveaux de service et des réponses subséquentes ayant trait aux problèmes de rendement;
• un rapport de surveillance de la classification au SCTsera établi et présenté.

Gérances

Composante de la gestion

12. Efficacité de la gestion de l’information

13. Efficacité de la gestion des technologies de l’information

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour les indicateurs de l’efficacité de la gestion de l’information et de l’efficacité de la gestion des technologies de l’information :

Le portefeuille du CT mentionne que toutes les exigences relatives à la gestion efficace des biens d’information de l’organisation sont respectées. RHDCC satisfait efficacement à la plupart des exigences de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La gestion des technologies de l’information est adéquate en ce qui a trait au leadership et à la planification ainsi qu’à la valeur des investissements dans ce secteur. En conséquence, la contribution des technologies de l’information à la stratégie opérationnelle de l’organisation est démontrable et l’organisation participe de façon acceptable aux initiatives en matière de technologies de l’information à l’échelle gouvernementale. Toutefois, il y a encore place à l’amélioration en matière de planification de la gestion de l’information. Plus précisément, le Plan des technologies de l’information devrait comprendre les éléments suivants : une démarche axée sur les risques, les détails de la planification de la mise en œuvre et une démarche de gestion de portefeuille.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, le Ministère a entrepris les initiatives suivantes en vue d’améliorer sa participation à la mise en place d’orientations stratégiques en matière de technologies de l’information et d’assurer une meilleure intégration des plans d’investissements de ce secteur dans l’ensemble des plans d’activités :

• exigences en matière d’immobilisation sont établies et décrites dans le plan d’investissement à long terme. Le plan de technologie est intégré au plan d’investissement à long terme; il s’agit d’une section détaillée décrivant les actifs, le financement et les calendriers qui doivent être établis relativement aux acquisitions ou aux mises en œuvre prévues au cours des cinq prochaines années;
• processus de gestion des investissements visant à assurer la priorisation claire des investissements dans les technologies de l’information.

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Composante de la gestion

14. Efficacité de la gestion des biens

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Possibilité d’amélioration pour l’efficacité de la gestion de l’actif.

Le portefeuille du CT déclare que l’élaboration d’un plan d’immobilisations à long terme a déjà été mentionnée lors d’évaluations antérieures. Même si on élabore actuellement un plan et des processus d’investissements, le plan est en retard depuis longtemps et cela indique une faiblesse dans la saine planification des investissements.

Le Ministère dispose de la plupart des éléments d’un cadre de gestion du matériel et il participe activement au groupe de travail de la gestion du matériel.

Réponse de la direction

En réponse à l’évaluation, le Ministère a adopté la mesure suivante pour garantir une gestion efficace du matériel à l’appui de la stratégie opérationnelle, de l’exécution de programmes et de la prestation de services :

• Création, au printemps 2008, du comité d’examen des investissements et des achats afin de mettre en place un mécanisme de surveillance au niveau du sous ministre adjoint. Il s’agit d’un point de contrôle clé pour les présentations au CT exigeant un pouvoir de dépenser conformément à la Politique sur l’approbation des projets du CT.

De plus, le directeur financier du Ministère consultera ses collègues sous ministres adjoints au sujet du plan d’investissement à long terme du Ministère. Les consultations permettront d’établir une date d’échéance pour l’achèvement d’un plan d’investissements à long terme.

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Composante de la gestion

15. Gestion efficace des projets

16. Approvisionnement efficace

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour la gestion efficace des projets et l’approvisionnement efficace.

Les éléments essentiels de la gestion efficace des projets, notamment la gouvernance de projet à l’échelle de l’organisation, la gestion rigoureuse des ressources et le contrôle axé sur les résultats, sont généralement présents. On constate un niveau raisonnable d’assurance que les risques des projets seront réduits et que les résultats seront atteints d’une manière efficace, efficiente et économique. Certains projets de gestion de l’information ou de technologies de l’information devront faire l’objet d’un contrôle supplémentaire afin d’améliorer le processus de réalisation des résultats, mais l’organisation progresse à ce chapitre grâce à son nouveau processus de planification des investissements.

L’organisation rattache des activités d’approvisionnement à ses plans de programmes et d’investissements, le tout dans le cadre d’un processus précis d’examen des contrats et de transparence sur le plan décisionnel. Elle répond aux exigences opérationnelles en ayant recours à du personnel d’approvisionnement qualifié, à des systèmes et des processus de renseignements sur l’approvisionnement précis et rapides et à un système de reddition de comptes et d’examen utilisé directement à des fins d’amélioration continue. En conséquence, l’efficacité et l’efficience de ses activités d’approvisionnement contribuent de manière évidente à l’atteinte des résultats du programme de l’organisation et des priorités gouvernementales.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, le Ministère a adopté la mesure suivante afin d’assurer la gestion efficace des ressources et des résultats des projets :

• Adoption, en février 2008, du processus d’étapes mesurées (« Stage Gate ») comme processus d’examen des investissements. Ce processus permet une visibilité de tous les investissements importants en harmonisant les priorités, les investissements et les projets. Tous les projets ministériels importants doivent être soumis au processus d’étapes mesurées, ce qui permet de garantir que les projets respectent les politiques du CT et les limites des pouvoirs délégués dans le cadre du projet.

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Composante de la gestion

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour l’efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers.

Le portefeuille du CT mentionne que le Ministère applique des pratiques et des politiques adéquates en ce qui a trait à l’analyse des paiements de transfert, à l’analyse des coûts de revient et de l’imputation des coûts, à la qualité, l’actualité et la précision de la balance des comptes et des plaques des comptes publics présentées à des fins de reddition de comptes à l’échelle du gouvernement, ainsi qu’à la précision, à la portée et à la fréquence des rapports internes à la haute direction.

Bien que le Ministère ait élaboré un lien hiérarchique direct entre l’agent principal des finances et le sous ministre, et qu’il y ait un nombre important de titulaires de postes permanents qui détiennent un titre professionnel comptable, des efforts continus sont requis en vue d’accroître la proportion de postes en gestion financière occupés par des titulaires permanents.

En général, le Ministère est reconnu pour avoir fait preuve de beaucoup d’initiative dans les secteurs de la gestion financière, des politiques et de la communication de l’information financière.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

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Composante de la gestion

18. Efficacité de la fonction de vérification interne

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour l’efficacité de la fonction de vérification interne.

En général, le Ministère a effectué des progrès raisonnables en ce qui a trait à la mise en œuvre des éléments clés de la politique de vérification interne, plus précisément dans les secteurs de la gouvernance de la vérification interne et du plan de vérification axé sur les risques.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, la Direction de la vérification interne de RHDCC a renforcé le processus de planification de la vérification grâce à l’établissement d’un plan de vérification axé sur les risques plus détaillé pour 2008 2011.

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Composante de la gestion

19. Sécurité et continuité des activités

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour la sécurité et la continuité des activités.

Récemment, l’organisation a fusionné deux bureaux d’agents de sécurité ministériels appuyant ainsi son engagement à améliorer davantage l’organisation de la sécurité. Le Ministère a établi un programme de sécurité détaillé, géré de manière intégrée et assorti d’une structure de gouvernance incluant des comités, des politiques et des procédures de soutien, ainsi qu’un programme complet de sensibilisation à la sécurité.

Le portefeuille du CT n’a trouvé aucune lacune grave relativement au respect des exigences en matière de sécurité des technologies de l’information par le Ministère. Des lacunes mineures ont toutefois été notées dans les secteurs de la gestion du risque et d’autres mesures de protection techniques et opérationnelles.

Le Ministère satisfait à toutes les exigences du CT en matière de gouvernance de la planification de la continuité des opérations et il progresse en ce qui concerne les exigences de l’analyse des répercussions sur les activités et la préparation relative à la planification de la continuité des opérations.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

En réponse à l’évaluation, le Ministère a entrepris les activités suivantes afin de garantir que l’organisation dispose des mesures qui permettront la continuité des activités et des services essentiels pendant une situation d’urgence :

• poursuivre et améliorer les initiatives liées à la gestion efficace du programme de sécurité et de continuité des activités;
• poursuivre la mise en œuvre du plan de gestion des situations d’urgence;
• le Bureau de la sécurité du Ministère a créé un groupe d’examen et d’analyse des politiques en vue d’assurer que les politiques et les ébauches de politiques respectent les exigences du Ministère et toutes les lignes directrices du CT;
• le Bureau de la sécurité du Ministère a créé un groupe de supervision des technologies de l’information qui devra assurer la liaison avec le coordonnateur de la sécurité des technologies de l’information afin de garantir que les politiques dans ce domaine sont reconstituées en vue de satisfaire à toutes les exigences et qu’elles sont efficaces du point de vue des opérations.

Service axé sur la clientèle

Composante de la gestion

20. Service axé sur les citoyens

Sommaire de l'évaluation du SCT

Le Ministère a obtenu la note Acceptable pour le service axé sur les citoyens.

RHDCC démontre un fort engagement à l’égard de la consultation de ses clients et des participants à l’élaboration de programmes et de services. Le Ministère fait aussi preuve d’un engagement suffisant en ce qui concerne l’évaluation de la satisfaction des clients et la communication des résultats de ces évaluations grâce à l’outil de mesures communes, ainsi qu’à l’offre de ses services dans les deux langues officielles. RHDCC devrait améliorer l’établissement, la communication et l’évaluation des normes de service pour chacun des services offerts. Le Ministère devrait aussi s’assurer de répondre à tous les critères de la version 2.0 de la Normalisation des sites Internet en accroissant le développement du Web visible et en instaurant un programme de suivi.

Réponse de la direction

Le Ministère continuera de faire des efforts en vue de maintenir ou d’améliorer la note.

Responsabilisation

Composante de la gestion

21. Harmonisation des instruments de responsabilisation

Sommaire de l'évaluation du SCT

Cette composante de gestion n’a pas été évaluée dans le cadre de la ronde V.

Réponse de la direction

Aucune mesure n’est requise.

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Date de modification :

2011-12-23