Guide de planification de réunions inclusives

Nota : Consultez le glossaire pour voir la définition des termes interprète gestuel, interprète oral, interprète tactile et conseiller.

Le moyen le plus simple de commencer à planifier les services d’interprétation pour votre réunion est de communiquer avec la Société canadienne de l’ouïe (SCO) ou l’Association des interprètes de langage visuel du Canada (AILVC) et de leur demander de vous aiguiller vers des fournisseurs de services locaux. Vous trouverez les sites Web de ces organismes au chapitre 5.

Si certains de vos participants ont besoin des services d’un interprète tactile, la SCO peut vous aiguiller vers de tels services dans votre région. Vous pouvez également communiquer avec l’Association canadienne de la surdicécité et de la rubéole (ACSR), qui a des organisations locales partout au pays. Vous trouverez l’adresse du site Web du bureau national de l’ACSR au chapitre 5.

Bureau de la traduction : Le Bureau de la traduction de Travaux publics et services gouvernementaux Canada offre les services suivants aux employés de la fonction publique fédérale :

• langue des signes québécoise (LSQ)
• services d’interprétation tactile pour les personnes atteintes de surdicécité
• interprétation simultanée
• American Sign Language (ASL)

Le Bureau de la traduction offre ces services :

• aux participants d’une conférence, d’une audience publique ou de toutes autres rencontres publique organisées par le gouvernement fédéral
• aux fonctionnaires fédéraux qui ont besoin d’aide pour communiquer avec une personne sourde;
• aux fonctionnaires fédéraux sourds qui ont besoin d’aide pour communiquer avec des personnes qui n’utilisent pas le langage des signes

On peut donner suite aux demandes de services qui ne répondent pas aux critères ci-dessus, moyennant certains frais, en s’adressant à des organisations locales au service des personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes. On peut obtenir une liste de ces organisations en s’adressant au Bureau de la traduction.

L’adresse du site Web du Bureau de la traduction se trouve au chapitre 5.

Vous devriez vous informer auprès des fournisseurs de services du nombre d’interprètes nécessaires compte tenu de la durée de la réunion. Les interprètes ont besoin d’une pause toutes les 15 ou 20 minutes. Alors, si votre réunion dure plus de 20 minutes, vous devriez prévoir embaucher deux interprètes gestuels.

Nota : Les interprètes oraux et tactiles, les sous-titreurs et les preneurs de notes pourraient avoir besoin d’écouteurs à mains libres pour traiter l’information dans leur langue de travail lorsqu’ils offrent leurs services d’interprétation simultanée.

Le sous-titrage en temps réel peut améliorer la communication pour les personnes ayant une déficience auditive, les personnes ayant certains troubles d’apprentissage ou celles qui n’ont ni le français ni l’anglais comme langue maternelle. Il permet également de dresser un compte rendu électronique des délibérations de la réunion.

Il s’écoule habituellement moins de deux secondes entre la parole et l’apparition du texte écrit, ce qui permet aux lecteurs de participer entièrement aux délibérations. Si des participants francophones et anglophones nécessitent un sous-titrage en temps réel, prévoyez retenir les services de deux sous-titreurs, accompagnés de leur matériel, à la réunion.

Le texte du sous-titreur peut être transféré à un moniteur ou projeté sur un écran. Vous pourriez utiliser un ordinateur portatif dans le cas d’un entretien entre deux personnes, mais vous auriez besoin d’un écran de projection pour une assemblée nombreuse.

Pour obtenir le nom de sous-titreurs en temps réel et de preneurs de notes, consultez les associations locales des personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes. Vous trouverez des exemples de telles associations au chapitre 5.

Les personnes qui sont incapables de lire des imprimés pourraient avoir besoin de médias substituts tels que le braille, les gros caractères, DAISY, la bande audio, la disquette, la clé USB, le CD, le DVD ou un document téléchargeable. Puisque la conversion des documents peut prendre un certain temps, vous devez tenir compte de ces demandes dans votre planification globale.

Produire un document sur un média substitut peut être aussi simple que d’en supprimer le formatage spécialisé, de le sauvegarder en format texte (.txt) plutôt qu’en format Word (.doc) ou de le sauvegarder dans un fichier distinct afin de le transférer sur CD ou DVD ou de le télécharger à partir du Web. Mais le processus peut être plus compliqué selon le format. Informez-vous toujours auprès de la personne qui a fait la demande du format dont elle a besoin.

Les vidéos et les séquences filmées qui sont utilisées lors des réunions et des conférences devraient être sous-titrées pour veiller à ce que les participants sourds, devenus sourds ou malentendants aient accès à l’information présentée.

Les produits avec sous-titres peuvent être visionnés à l’aide d’un téléviseur ordinaire. Les téléviseurs qui ont été fabriqués après 1993 sont dotés d’une puce intégrée servant au sous-titrage. Le menu de l’appareil ou le bouton des sous-titres codés (CC) sur la télécommande donne accès au sous-titrage.

Les personnes qui utilisent un appareil auditif pourraient avoir besoin d’un dispositif de sonorisation assistée, ce qui requiert un système d’amplification. Si les participants sont assis à des tables, assurez-vous qu’il y a des microphones à chaque table. S’il s’agit d’une rencontre de plus grande envergure, peut-être aura-t-on besoin de microphones à mains libres en plus du traditionnel microphone sur pied.

Les associations locales de personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes peuvent vous renseigner sur les endroits où louer ou acheter des systèmes d’amplification. Certaines entreprises de télécommunications ou de matériel audiovisuel peuvent également vous conseiller sur les exigences particulières d’une réunion en matière d’audition.