Guide de planification de réunions inclusives

Quiconque organise ou préside une réunion ou y fait une présentation contribue à donner le ton à celle-ci. Ces personnes sont on ne peut mieux placées pour veiller à ce que la réunion soit entourée de communications accessibles et inclusives. La simplicité et le souci accru du détail pourront vous aider à mettre à l’aise tous les participants à la réunion. Voici quelques conseils pour y arriver.

• Assurez-vous qu’on présente les interprètes oraux, les interprètes tactiles, les conseillers, les preneurs de notes et les sous-titreurs aux participants à qui ils offrent un service.
• Vérifiez pour savoir si votre organisme ou ministère possède un centre de technologies adaptées ou si une personne faisant de la recherche dans le domaine y travaille.
• Planifiez l’espace de la réunion de façon à ce que les participants qui utilisent des aides à la mobilité puissent s’y déplacer librement. Assurez-vous que les participants en fauteuil roulant ont l’espace nécessaire pour se mouvoir (p. ex. en enlevant des chaises ici et là pour qu’ils puissent plus facilement se joindre au groupe).
• Si de la nourriture est servie, gardez à l’esprit que les buffets peuvent donner du fil à retordre aux personnes à mobilité ou à agilité réduite. Vous pourriez, à titre de solution, servir ces personnes à table ou vous assurer de la présence de bénévoles ou de personnel pour les aider au buffet.
• Assurez-vous d’inscrire des pauses-santé régulières, de 20 à 30 minutes selon la durée de la réunion, à l’ordre du jour.
• Faites la promotion d’un environnement sans odeurs en demandant à l’avance aux présentateurs et aux participants de ne porter ni parfum ni articles de toilette parfumés. Faites en la demande dans l’invitation originale.
• Tenez compte des besoins des divers participants et de leurs fournisseurs de services, dont l’attribution d’une place assise le plus près possible des interprètes gestuels pour les personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes.
• Fournissez un mécanisme de feedback, comme une adresse de courriel, et demandez à la personne qui préside de le mentionner à tous les participants au début de la réunion ou dans les documents de la réunion.
• Demandez aux présentateurs d’acheminer une copie de leurs documents de présentation aux fournisseurs de services (p. ex. aux interprètes gestuels et en simultanée, aux conseillers, aux preneurs de notes et aux sous-titreurs) et à tous les participants avant la réunion.
• Préparez les affiches de l’événement en gros caractères et de couleurs contrastantes (p. ex. les directions vers les salles de réunion et les toilettes, une affiche indiquant qu’il s’agit d’un environnement sans odeurs, les sorties de secours ainsi que les cartons et les cartes d’identification des participants).
• Prévoyez la présence d’accompagnateurs et d’interprètes durant les pauses de réseautage pour permettre l’inclusion et la participation de toutes les personnes qui assistent à la réunion.
• Trouvez des participants qui accepteront de venir bénévolement en aide aux personnes handicapées qui auraient besoin d’assistance en cas d’évacuation d’urgence.
• Fournissez des cartes d’identitification à contraste élevé à tous les participants s’il s’agit d’une grande réunion.
• Remettez une copie de la liste des conseils et des meilleures pratiques au président et aux présentateurs pour les aider à préparer leurs communications et à faire des présentations accessibles et inclusives.

• Informez tous les participants des services offerts (p. ex. d’interprétation gestuelle, d’accompagnement, de prise de notes, de sous-titrage) au début de la réunion.
• Demandez aux accompagnateurs de s’identifier au début de la réunion au cas où quelqu’un aurait besoin d’assistance.
• Demandez aux participants de se nommer chaque fois qu’ils prennent la parole pour le bénéfice des participants ayant une déficience visuelle.
• Indiquez aux participants où se trouvent les sorties de secours et les toilettes accessibles les plus proches.
• Si la salle de réunion est spacieuse, assurez-vous qu’elle est dotée d’un système audio et invitez tous les participants à se servir des microphones.
• Encouragez les présentateurs à parler clairement et avec un débit modéré pour faciliter la compréhension de l’information et permettre aux interprètes oraux, aux interprètes tactiles, aux preneurs de notes et aux sous-titreurs de communiquer plus aisément.
• Certaines personnes mettent plus de temps que d’autres à exprimer leurs idées; donnez aux gens le temps qu’il leur faut pour répondre.
• Décrivez brièvement le contenu du programme et la documentation.
• Annoncez clairement les changements de sujets, les pauses-santé et les ajournements durant la réunion.
• Pour minimiser les interruptions, avisez les participants que les interprètes oraux, les interprètes tactiles, les sous-titreurs et les preneurs de notes nécessitent une grande concentration.
• Avisez les participants que les interprètes diront tout ce qui fait l’objet de gestes et feront des gestes pour tout ce qui est dit. Autrement dit, les interprètes ne feront pas d’ajout, ni de modification, ni de censure à une conversation.
• Rappelez aux participants que l’événement est exempt d’odeurs.
• Durant la période de questions et réponses, rappelez aux gens de parler lentement et clairement et de se nommer avant de commencer.

• Tenez-vous-en à l’horaire prévu.
• En collaboration avec l’organisateur de la réunion, prenez les dispositions pour convertir le matériel à distribuer sur des médias substituts tels que le braille, DAISY, les bandes vidéo, les gros caractères, les disquettes, les CD, les DVD ou les clés USB. Si le matériel n’est pas disponible en médias substituts à la réunion, faites-le parvenir aussitôt que possible. Assurez-vous de vous enquérir très précisément auprès des participants des types de format dont ils ont besoin.
• Essayez de fournir les documents imprimés et électroniques conventionnels à l’organisateur de la réunion bien avant celle-ci afin qu’on puisse les convertir en d’autres médias et les distribuer à l’avance.
• Préparez les aides audiovisuelles en utilisant une police sans empattement – comme Arial ou Verdana – d’au moins 18 points avec des couleurs à contraste élevé (noir sur fond blanc de préférence). Pour plus de renseignements sur les polices sans empattement, consultez le chapitre 4.
• Assurez-vous que le matériel vidéo est sous-titré pour les participants sourds, devenus sourds ou malentendants. Fournissez la description narrative des commentaires écrits pour les personnes qui sont aveugles ou qui ont une déficience visuelle (en particulier des diagrammes et des graphiques).
• Parlez clairement et avec un débit modéré. Assurez-vous de faire face à l’auditoire durant la présentation.
• Vérifiez, à intervalles réguliers auprès de l’auditoire, si le message et le matériel de la présentation sont bien compris et reformulez au besoin.
• Accordez suffisamment de temps aux personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes pour saisir les messages à l’écran et aux interprètes gestuels pour traduire le discours.
• Ayez recours à un langage clair et simple et à du matériel de présentation qui soit pertinent, qui va droit au but et qui n’est pas trop long. Les diaporamas trop chargés allourdissent l’information présentée.
• Durant la période de questions et réponses, rappelez aux gens de parler lentement et clairement et de se nommer avant de commencer.