Guide de planification de réunions inclusives

Lorsque vous planifiez une réunion, il est important que vous donniez aux participants l’occasion de faire état de leurs besoins en matière d’aménagements tôt dans le processus. Vous pouvez le faire dans la convocation ou dans l’invitation initiale. En soulevant la question de l’accessibilité dans cette missive, vous favorisez d’emblée un climat inclusif et donnez le ton à la réunion.

Vous trouverez à l’annexe B, un exemple de formulaire d’inscription et d’invitation permettant de se renseigner sur les besoins des participants en matière d’aménagements.

Il est important que vous invitiez les participants longtemps avant la tenue de la réunion pour avoir le temps de prendre les mesures d’adaptation requises.

Plus vous recevrez les demandes d’aménagements tôt, plus il vous sera facile de garder les dépenses à un minimum. Vous ne paierez que pour les services dont vous avez besoin et éviterez les frais supplémentaires découlant des demandes de dernière minute. Il est particulièrement important d’organiser les aménagements à l’avance car un pourvoyeur de services d’adaptation pourrait ne pas être en mesure de répondre seul à la demande.

Lorsque vous planifiez, il est important de prévoir suffisamment de temps pour :

• donner aux participants le temps d’organiser leur transport;
• demander les services d’interprètes gestuels et de sous-titrage en temps réel pour les personnes sourdes ou devenues sourdes ou des systèmes d’amplification pour les personnes malentendantes;
• faire la conversion des documents imprimés conventionnels en médias substituts tels que le braille, DAISY, les bandes audio, les gros caractères ou le langage simple et les offrir avant la réunion;
• faire parvenir les documents de la réunion à l’avance aux personnes qui ont besoin de plus de temps ou de tranquillité pour mieux les comprendre.

Il est important que vous incluiez les coûts des aménagements dans votre planification. Votre budget initial devrait permettre d’assumer les coûts de services d’aménagement ou de produits dont vous pourriez avoir besoin. Le chapitre 4 traite les demandes les plus communes. Il est possible que vous n’ayez pas besoin de certaines des choses que vous inscrivez au budget ou que celles-ci soient inabordables, mais le fait d’avoir une bonne idée des coûts possibles dès le départ est une étape importante pour la réussite de toute réunion.

Il peut être difficile d’établir des estimations des coûts pour des services, car ceux-ci sont largement tributaires du moment, de l’endroit, de la disponibilité des fournisseurs de services et du type de service requis. Les coûts des services d’aménagements varient selon la durée et le lieu de la réunion. Les coûts des médias de substitution dépendront également du temps accordé pour faire le travail. Il est important que vous appeliez vos fournisseurs de services le plus tôt possible et que vous obteniez des estimations fondées sur vos besoins réels. La liste des ressources figurant au chapitre 5 renferme de nombreux liens utiles vers des organismes qui fournissent eux mêmes des services ou qui peuvent vous aiguiller vers celles qui le font. Si vous travaillez à la fonction publique fédérale, communiquez d’abord avec vos services financiers pour savoir si des contrats ont été conclus avec des fournisseurs de services.

Durant la planification, appelez des fournisseurs locaux de services afin d’obtenir des estimations pour vous aider à prévoir votre budget. Des organismes nationaux comme l’Institut national canadien pour les aveugles (INCA) et la Société canadienne de l’ouïe (SCO) peuvent vous aider à trouver des organismes de services par l’intermédiaire de leurs bureaux locaux.

Les services ne sont pas toujours faciles à obtenir – rappelez-vous de faire preuve de créativité et de mettre vos participants à contribution pour trouver des solutions.

Quel que soit l’endroit où vous prévoyez tenir votre réunion, il est important de passer les lieux au peigne fin avant de louer. Les propriétaires ou les gestionnaires d’un établissement qualifient souvent leurs sites d’accessibles, mais la notion d’accessibilité varie au gré des interprétations. Un immeuble dont l’entrée est accessible ne l’est pas nécessairement au complet. Visitez les lieux pour déterminer s’ils répondront aux besoins de tous les participants.

Que votre réunion ait lieu dans votre immeuble à bureaux ou à l’extérieur, nous vous invitons à utiliser la Liste de contrôle de l’accessibilité pour les planificateurs, qui figure à l’annexe A, pour évaluer le site lorsque vous commencez à planifier. Sans être exhaustive, cette liste renferme tout de même de l’information utile que vous pouvez étoffer selon les besoins des participants.

Une évaluation de l’accessibilité devrait inclure l’espace pour la réunion ainsi que l’établissement en général.

Voici des exemples de caractéristiques physiques d’un établissement accessible :

• des portes automatiques et des couloirs sans obstacles pour les personnes qui utilisent des aides à la mobilité telles que des fauteuils roulants;
• des entrées de porte aux salles de réunion d’environ un mètre de largeur pour en faciliter l’accès;
• de la signalisation tactile telle qu’en braille pour les personnes ayant une déficience visuelle;
• un accès à l’extérieur pour permettre aux gens d’aller promener leur chien-guide ou leur chien d’assistance pendant les pauses-repas et les pauses-santé;
• des salles de réunion disposées de façon à offrir aux participants tout l’espace nécessaire pour s’y déplacer librement;
• des salles de réunion suffisamment grandes pour y installer des systèmes de sonorisation assistée, des cabines d’interprètes et des chaises pour les interprètes gestuels;
• des toilettes qui respectent ou qui dépassent les normes de l’Association canadienne de normalisation (ACN) en matière d’accessibilité, y compris des portes qui permettent d’y entrer facilement et au moins une cabine configurée pour les utilisateurs d’aides à la mobilité (pour plus de renseignements sur la ACN, aller au chapitre 5);
• des toilettes au même étage que celui de la réunion;
• des poignées de porte à levier plutôt qu’en « boule » ou rondes.

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Si vous repérez des obstacles qui échappent aux normes d’accès aux immeubles, parlez au gestionnaire des installations. Peut-être pourra-t-il vous aider à les supprimer.

Les personnes handicapées possèdent une mine de savoir et d’expérience en matière d’aménagements. Alors consultez-les si vous le pouvez lorsque vous commencez à organiser votre réunion. Elles pourraient vous proposer des solutions créatives fondées sur leur expérience de situations semblables dans le passé. Par exemple :

• En raison du bruit des systèmes de ventilation, les utilisateurs d’appareils fonctionnels pour personnes malentendantes peuvent avoir de la difficulté à participer au dialogue. Vérifiez la qualité sonore de la salle de réunion avant la rencontre et demandez au gestionnaire des installations de régler le ventilateur à la baisse au besoin. Demandez aux participants si cet aménagement les satisfaisait et invitez-les à formuler des suggestions.
• La qualité de l’éclairage dans la salle pourrait nuire à certaines personnes handicapées. Celles qui ont une déficience visuelle pourraient nécessiter davantage ou moins d’éclairage, tandis que celles qui sont atteintes d’épilepsie photosensible pourraient éprouver de la difficulté à cause de la piètre qualité des ampoules fluorescentes, qui scintillent plus lentement et qui peuvent à l’occasion provoquer des crises d’épilepsie. Vérifiez la qualité de l’éclairage dans la salle de réunion à l’avance et choisissez une salle à éclairage non fluorescent dans la mesure du possible.
• Les personnes qui sont aveugles ou qui ont une déficience visuelle peuvent trouver difficile de se déplacer dans un environnement qui ne leur est pas familier. L’endroit est peut-être dépourvu d’indicateurs sonores de niveau dans les ascenseurs et de signalisation tactile pour aider à trouver les toilettes et les salles de réunion. Dans un tel cas, l’aide de bénévoles pourrait être requise. Là encore, demandez aux participants si l’aménagement est satisfaisant et invitez-les à formuler des suggestions.

Si vous avez des doutes sur l’endroit choisi, peut-être voudrez-vous retenir les services d’une entreprise pour inspecter les lieux avec vous pour vous aider à y repérer d’éventuels problèmes. On trouve des entreprises qui font des vérifications de l’accessibilité partout au Canada. Demandez aux bureaux locaux d’organismes tels que l’INCA ou la SCO s’ils en connaissent dans votre région. Vous trouverez également une liste de consultants en aménagements sur le site Web du Bureau de l’industrie des appareils et accessoires fonctionnels d’Industrie Canada, dont l’adresse figure au chapitre 5.

Que votre réunion ait lieu sur place ou à l’extérieur, il est important de veiller à ce que tous les participants sachent comment évacuer les lieux en toute sécurité en cas d’urgence. Discutez des plans et des procédures d’évacuation avec le gestionnaire des installations au début de la planification.

Invitez les participants à préciser d’avance, lorsqu’ils confirment leur présence à l’événement, tout besoin particulier en matière d’évacuation. Fournissez au gestionnaire des installations une liste des participants qui auraient besoin d’aide s’il fallait évacuer d’urgence.

Au début de la réunion, dites aux participants où se trouvent les sorties d’urgence les plus proches.

Pour évacuer les lieux rapidement et efficacement, le cas échéant, organisez-vous pour que des bénévoles viennent en aide aux personnes qui ont indiqué qu’elles auraient besoin d’assistance.