Guide de planification de réunions inclusives

Les réunions bien planifiées sont un outil de communication essentiel pour tout organisme. Les réunions qui se déroulent en milieu de travail et dans les groupes bénévoles et communautaires rassemblent régulièrement les gens afin de partager de l’information, d’élaborer des stratégies, de travailler à l’atteinte de buts communs et de célébrer des réussites.

Le succès d’une réunion dépend de la participation active de tous ses participants. Compte tenu du temps, des efforts et des ressources qui sont consacrés à les planifier, il est logique de penser aux réunions en fonction de la pleine participation des gens et de les organiser en conséquence.

Il arrive trop souvent aux planificateurs de réunions de ne pas rendre la réunion accessible aux personnes handicapées en omettant de le faire ou en écartant cette possibilité, la jugeant trop difficile. En faisant de l’accessibilité un élément indissociable du processus de planification, vous donnez à tous la chance de participer pleinement à la réunion et en garantissez ainsi le succès.

Le présent guide se fonde sur une approche avantageuse et inclusive pour tous. Bien que nous ayons choisi de souligner des points importants pour les personnes handicapées afin d’illustrer certains éléments de planification, ces principes d’inclusion peuvent s’appliquer à d’autres populations.

Le but de ce guide est d’aider les planificateurs à apprendre à organiser des réunions inclusives et à faire de l’inclusivité un volet permanent de toute réunion, quel qu’en soit l’auditoire.

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) a une directive générale sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation qui décrit l’obligation d’incorporer judicieusement la diversité dans le milieu de travail. Cette obligation consiste à supprimer ou à modifier des règles, des politiques, des pratiques et des comportements qui sont discriminatoires à l’égard des personnes en raison d’une caractéristique inhérente à un groupe, dont la déficience. Vous pouvez en apprendre davantage sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation en consultant le site Web de la CCDP. Vous trouverez les liens à la CCDP et à d’autres ressources à la page Web du Chapitre 5 – Resources.

Les employés d’institutions publiques qui consultent le présent guide sont priés de noter que l’obligation de prendre des mesures d’adaptation est aussi renforcée par des lois et des politiques telles que la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale. Vous trouverez des liens permettant d’obtenir plus derenseignements à leur sujet à la page Web du Chapitre 5 – Resources.

Cette nouvelle version du Guide de planification de réunions inclusives met à jour l’information contenue dans la version de 2002 et donne des conseils pratiques sur la façon de planifier des réunions pour permettre aux personnes handicapées d’y participer activement.

Pour actualiser le guide, le Bureau de la condition des personnes handicapées a tenu des groupes de discussion pour consulter les personnes handicapées et des experts de la communauté des personnes handicapées et du milieu gouvernemental. Ces consultations ont permis de mettre le guide à jour et d’y ajouter du contenu. La présente version traite exclusivement de la planification de réunions. Pour obtenir de l’information sur l’hébergement hôtelier et le transport, veuillez consulter un planificateur d’événements professionnel.