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Guide de gestion de vos fonds de contribution

6.0 Fermeture du dossier du projet

Après avoir reçu la demande de remboursement finale, un représentant de RHDCC communiquera avec vous pour fixer le dernier suivi. Nous devrions recevoir votre demande de remboursement finale dans les 60 jours de la date de fin de votre accord. Le suivi final est nécessaire pour fermer le dossier d’un accord qui est arrivé à expiration.

6.1 Retenue

Une retenue est prélevée pour tous les accords conclus. Elle est habituellement égale à 10 p.100 de la contribution et a pour objet d’éviter les versements excédentaires.

Le pourcentage de retenue de 10 p. 100 peut être réduit dans les cas suivants :

  1. lorsque les conditions du programme le permettent;
  2. lorsque le pourcentage de 10 p. 100 représente une contrainte excessive pour le bénéficiaire;
  3. lorsque les objectifs du programme ne peuvent être réalisés;
  4. lorsque le risque de versement excédentaire est faible.

Si vous désirez réduire le montant de la retenue, vous devez fournir une demande écrite à votre représentant de RHDCC ainsi que les raisons qui justifient la réduction de la retenue.

6.2 Se préparer pour le "suivi final"

En vue de ce suivi, vous devez :

  • mettre à jour la liste des immobilisations acquises pendant la durée de l’accord incluant les # de série, marque et modèle;
  • présenter une copie du rapport final du projet au représentant de RHDCC avant la dernière visite de suivi, afin de prévoir suffisamment de temps pour l’examiner (reportez-vous à votre accord);
  • avoir le relevé bancaire final, tous les chèques annulés, la liste de paie, les factures et les contrats originaux à portée de la main pour que RHDCC puisse les vérifier;
  • vous assurer de fournir à RHDCC une copie de tous les produits élaborés durant l’accord (brochures, CD, liens Web, etc.).

6.3 Avis de cessation d’emploi au personnel du projet

À la fin d’un accord, et si vous n’avez plus besoin de leurs services, vous devez signifier aux employés du projet l’avis approprié prescrit par la Loi sur les normes d’emploi de votre province. RHDCC n’est pas responsable des coûts supplémentaires que vous engagez si vous omettez de satisfaire à cette exigence

6.4 Aliénation des immobilisations

RHDCC n’a aucun droit de propriété ni aucun droit de sureté à l’égard des immobilisations acquises au moyen des fonds de contribution. Cependant, les dispositions de votre accord de contribution permettent à RHDCC d’ordonner comment aliéner les immobilisations que vous avez acquises avec ses fonds.

Si des immobilisations ont été acquises, votre organisme doit envoyer une demande à votre représentant de RHDCC afin d’obtenir une approbation pour l’aliénation de ceux-ci.

6.5 Paiement final

Après que le suivi final a été mené, que toute question en suspens a été réglée, et que le rapport final du projet si exigé par le programme a été complété et reçu, RHDCC traitera votre paiement final.

Si RHDCC vous doit un paiement final, un chèque vous sera envoyé. Par contre, si vous avez été payé en trop, RHDCC vous enverra une lettre vous demandant d’établir un chèque pour le montant en trop-payé.

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Date de modification :
2012-01-20