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Chapitre 2. Utilisation des descriptions de travail

Suite logique du chapitre Création des descriptions de travail, ce chapitre décrit l’art d’utiliser les descriptions de travail comme outil pour :

1. évaluer le rendement du personnel;
2. déterminer les besoins en formation du personnel;
3. recruter du personnel;
4. aider à établir les taux de salaire entre deux postes ou plus en comparant des facteurs comme les responsabilités, la charge de travail et la valeur relative par rapport à l’organisation.

Nous avons inclus à l’annexe 2 un certain nombre de gabarits à utiliser comme guide afin d’intégrer dans votre organisation quelques activités de gestion de ressources humaines.

A. Évaluer le rendement du personnel

La création de descriptions de travail détaillées peut permettre de communiquer clairement les objectifs professionnels que vous fixez à vos employés. En évaluant ces derniers, vous pouvez d’autre part plus facilement :

• repérer les employés les plus performants donc admissibles à une promotion ou ceux qui sont prêts à relever un nouveau défi au sein de l’entreprise;
• fournir une documentation d’appoint pour reconnaître l’apport des travailleurs ou pour établir les lacunes à combler;
• évaluer les progrès des employés par suite d’une formation, et relever toute lacune qui reste à combler.
• resserrer les liens entre l’organisation et les employés, surtout si ces derniers sont invités à participer à l’établissement du niveau de rendement attendu et à la notation de la qualité de leur travail.

Voici un exemple des étapes à suivre pour mettre à contribution vos descriptions de
travail aux fins d’évaluation de vos employés :

• Étape 1. À partir de la description de travail, énumérez les tâches à évaluer;
• Étape 2. Décrivez le niveau de rendement attendu de manière mesurable (qualité du travail ou volume de travail accompli) pour chacune des fonctions à évaluer;
• Étape 3. Précisez le calendrier d’évaluation : annuel, mensuel ou autre;
• Étape 4. Fournissez une rétroaction concrète à l’employé à l’aide d’une simple échelle de notation du type « n’a pas atteint les objectifs », « a atteint les objectifs » et « a dépassé les objectifs » ;
• Étape 5. Suggérez des façons concrètes dont l’employé peut s’améliorer. Cela pourrait inclure de la formation en cours d’emploi, une accréditation ou une modification des comportements.
• Étape 6. Si vos employés dépassent régulièrement leurs objectifs professionnels, discutez quelles sortes de travail les intéressent ou qu’ils sont qualifiés à faire, afin d’encourager leur motivation et aider du même coup à la prospérité de votre entreprise.

B. Déterminer les besoins en formation du personnel

Les organisations peuvent plus facilement relever de nombreux défis opérationnels comme l’avènement de nouvelles technologies, ou l’intensification de la concurrence commerciale, lorsque les employés sont bien préparés et dotés des compétences nécessaires.

Les descriptions de travail détaillées vous permettent de comparer les tâches réelles des employés aux fonctions à exécuter dans l’organisation. Vous pouvez ainsi cerner facilement les aspects cruciaux dont il faut tenir compte, en vous assurant d’avoir une vue globale des forces et des faiblesses de votre organisation et, parallèlement, une vue détaillée des points forts de chaque employé ainsi que ses aptitudes susceptibles d’amélioration ou de changement.

D’autre part, cette façon de procéder pourrait contribuer à resserrer les liens entre l’organisation et ses employés et aider l’entreprise à maintenir en poste les meilleurs d’entre eux. Voici d’autres motifs pour lesquels les plans d’apprentissage peuvent être profitables, à long terme, pour votre entreprise.

• Changement technologique: Lorsque les exigences professionnelles évoluent, la comparaison de la description de travail actuelle aux nouvelles exigences du poste peut aider un gestionnaire à cerner les lacunes en matière de compétences et à déterminer la formation dont les employés ont besoin pour les combler, ce qui facilite la transition vers l’utilisation efficace des nouvelles technologies.
• Planification de la relève: Partant des description de travail pour déterminer les exigences des postes essentiels au succès de l’organisation, le gestionnaire peut plus facilement cerner les compétences requises pour tel ou tel poste stratégique à pourvoir le cas échéant.
• Amélioration et innovation constantes: Il importe que les organisations soient au courant des nouveautés touchant leur champ d’activités. Une entreprise qui appuie le perfectionnement des compétences de ses effectifs selon les besoins courants et éventuels ne manquera pas d’augmenter ses chances de ne pas se laisser dépasser par la concurrence.

Le gabarit modèle utilisé pour évaluer vos employés (gabarit 2.2) peut servir également à déterminer leurs besoins en formation.

C. Recruter du personnel

Grâce aux éléments d’information spécifiques contenus dans une description de travail (fonctions et tâches, qualifications, études, expérience et qualités personnelles), le processus de recrutement peut se lancer plus aisément et plus efficacement étant donné que les données à évaluer sont déjà disponibles et qu’ils ont déjà fait l’objet d’une bonne réflexion.

Les descriptions de travail peuvent servir à la rédaction d’offres d’emploi détaillées, contenant les éléments suivants :

• le titre du poste;
• un résumé de la description de travail;
• les exigences du poste (études, formation, qualifications et compétences) c’est-à-dire les critères de sélection au niveau d’entrée, et éventuellement les compétences à acquérir par la suite;
• les conditions d’emploi (temps plein ou temps partiel, travail par équipes, exposition à des matières dangereuses).

À l’annexe 2, gabarit 2.3, vous trouverez divers éléments d’information à inclure dans une description de travail détaillée. À toutes fins utiles, une annonce de recrutement typique de guichetemplois.gc.ca est également jointe.

D. Aider à établir les taux de salaire entre deux postes ou plus en comparant des facteurs comme les responsabilités, la charge de travail et la valeur relative par rapport à l’organisation

Les descriptions de travail peuvent aider à établir les taux de salaire entre des postes qui semblent similaires, d’après les exigences que vous aurez établies, notamment : fonctions, expérience, connaissances précises, accréditation, résultats d’évaluation ou examens de clients.

Le gabarit 2.4 à l’annexe 2 est fourni comme exemple pour vous aider à comparer des postes afin d’établir les taux de salaire; il vous faudra attribuer à chaque tâche et chaque rôle une valeur en fonction de la difficulté, de la responsabilité et de l’incidence du poste sur le succès de l’organisation. N’hésitez pas à l’adapter pour répondre à vos besoins opérationnels précis.

Il n’existe aucune méthode scientifique ou précise pour déterminer exactement la valeur de tel ou tel poste pour une entreprise. Votre jugement et ce que vos concurrents offrent pour un poste comparable sont des facteurs déterminants dont vous devrez tenir compte au moment d’essayer d’attribuer une valeur monétaire aux activités qui se déroulent dans votre organisation.

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Date de modification :

2011-08-26