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Annexe 2: Gabarits et outils

2.1 Description de travail

Nom de l’organisation / entreprise

Date:

Titre du poste :

Nom de l’employé(e) :

Fonctions principales :

Supérieur hiérarchique :

Fonctions :

Conditions de travail :

Conditions d’emploi :

2.1.1 Exemple d’une description de travail réussie

Impression et distribution ABC

Date: le 22 mars 2006

Titre du poste : Secrétaire

Nom de l’employé(e) : Dominique Lafleur

Fonctions principales :

Travaillant au siège social, le secrétaire seconde le propriétaire et assiste le directeur de production, quand l’horaire et le volume de travail le permettent.

Supérieur hiérarchique : Propriétaire.

Fonctions :

• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages.
• Accueillir les visiteurs, s’enquérir de la nature de leur requête et les orienter vers la bonne personne.
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les rencontres avec le propriétaire.
• Ouvrir et distribuer le courrier général et d’autre matériel de l’entreprise, et coordonner l’acheminement de l’information au sein de l’entreprise.
• Ouvrir et administrer le courrier ordinaire et électronique pour le propriétaire et faire un suivi, au besoin, pour s’assurer que la bonne mesure est prise relativement au courrier d’arrivée.
• Rédiger et réviser la correspondance, les factures et le matériel connexe.
• Déterminer et établir les procédures administratives du bureau, après l’approbation du propriétaire.
• Coordonner et gérer les services de bureau, comme les locaux, le matériel et les fournitures, ainsi que l’entretien général du bureau.
• Fixer le calendrier de déplacements du propriétaire.
• S’acquitter de toute autre fonction liée au poste de secrétaire, suivant les instructions du propriétaire, ainsi que du directeur de production quand l’horaire et le volume de travail le permettent.

Conditions de travail :

• Les semaines de travail sont de 5 jours, du lundi au vendredi, 8 heures par jour, à partir de 8 h 30.
• Les secrétaires ont droit à une heure payée pour le déjeuner.
• Les secrétaires sont souvent exposés au bruit et à une circulation régulière de personnes autour du bureau.
• Les secrétaires doivent souvent faire face à des priorités changeantes.
• Les secrétaires peuvent être appelés à faire des heures supplémentaires rémunérées.

Conditions d’emploi :

• Diplôme d’études postsecondaires à l’intention des secrétaires ou adjoints administratifs.
• Cinq années d’expérience en tant que secrétaire ou adjoint administratif.
• Capacité de communiquer efficacement en anglais à l’oral et à l’écrit.
• Ponctualité, minutie et fiabilité.
• Attitude courtoise envers le public.

2.2 Formulaire d’évaluation du rendement et plan de formation du personnel

Nom de l’employé :

Titre du poste :

Évaluation du _______, 200_ au _______ 200_

SECTION 1 - Évaluation

Objectifs professionnels
Dans cette section, énumérez les objectifs professionnels à évaluer, provenant directement de la description de travail.

Norme attendue
Énumérez les moyens dont les objectifs seront mesurés. Vous pouvez inclure les résultats basés sur la qualité, la quantité, la rapidité d’exécution, etc.

Activités nécessaires
Énumérez les activités nécessaires à la réalisation des objectifs. Cette information est particulièrement utile lorsqu’une amélioration s’impose.

Pour faciliter la réalisation des objectifs professionnels, ce module peut inclure des activités de formation et de mise à jour des compétences.

Évaluation²
Fournissez une rétroaction concrète. Une simple échelle de notation peut être appliquée :.

1. N’a pas atteint les objectifs.
2. A atteint les objectifs.
3. A dépassé les objectifs.

Améliorations possibles²
Suggérez des moyens par lesquels l’employé peut s’améliorer. Ces renseignements peuvent comprendre une formation structurée ou en cours d’emploi, la supervision par un collègue, une modification du comportement, etc.

SECTION 2 – Discussion avec l’employé et établissement des cibles pour la prochaine évaluation.

1. Quelles sont les principales réalisations du dernier/ de la dernière __________? (insérez le délai : trimestre, année, etc)
   
   
   
   
   
2. Quels éléments de votre emploi trouvez-vous les plus difficiles?
   
   
   
   
   
3. Quelle mesure pourrait être prise pour vous aider avec ces questions? (la réponse pourrait comprendre une formation, un encadrement, une modification à l’horaire de travail, etc.).
   
   
   
   
   
4. L’objectif ou les objectifs fixés pour la prochaine évaluation (d’après les commentaires de l’employé et les besoins de l’organisation).
   
   
   
   
   

² Les trois premières colonnes sont remplies au début de la période d’évaluation. Les deux dernières le sont à la fin du délai énoncé, en même temps que la Section 2.

2.2.1 - Exemple de formulaire d’évaluation du rendement et de plan de formation du personnel

Nom de l’employé : Jeanne LeBlanc

Titre du poste : Secrétaire / Administrative Assistant

Évaluation de mars 2005 à mars 2006

SECTION 1 - Évaluation

Objectifs professionnels

1. Établir et réviser les factures.
2. Coordonner et gérer les services de bureau comme les locaux, l’achat de matériel et de fournitures.

Norme attendue

1. Réduire de 20 p. 100 le nombre d’erreurs financières dans la facturation.
2. Réduire de 15 p. 100 le montant des frais généraux liés aux fournitures de bureau, y compris au papier.

Activités nécessaires

1. Un nouveau système de classement électronique ou automatisé sera créé, et toutes les factures seront numérotées par activité et parafées par l’agent responsable.
2. • a. Les nouveaux contrats portant sur la « livraison juste à temps » seront négociés avec les fournisseurs.
   • b. Les agents communiqueront mensuellement leurs besoins prévus en matière d’ameublement de bureau.

Évaluation²

1. N’a pas atteint les objectifs.
2. A dépassé les objectifs. Le montant des frais généraux a été réduit de 17 p. 100.

Améliorations possibles²

1. Un cours (certificat en administration de bureau) sera suivi afin de mettre en oeuvre un système de classement efficace et professionnel pour la facturation.
2. Ne s’applique pas

SECTION 2 – Discussion avec l’employé et établissement des cibles pour la prochaine évaluation.

1. Quelles sont vos principales réalisations de l’année écoulée?
   • La création d’un système de gestion des fournitures de bureau – réalisation accueillie favorablement.
   • La réduction des frais de déplacement par la signature d’ententes avec les chaînes d’hôtels et les services de location de voitures.
2. Quels éléments de votre emploi trouvez-vous les plus difficiles?
   
   • Le fait d’avoir un rôle lié à l’entrée de l’information détaillée sur les factures.
3. Quelle mesure pourrait être prise pour vous aider avec ces questions?
   
   • Tous les agents devraient créer, à partir d’un système commun, les factures qui relèvent de leur responsabilité.
     Je devrais seulement être responsable du dépôt des factures.
4. L’objectif ou les objectifs fixés pour la prochaine évaluation sont :
   
   • La création d’un nouveau système pour classer et organiser les documents juridiques et gouvernementaux (y compris les taxes) afin d’aider le cabinet d’expertise comptable.
   • La création d’un guide sur « les règles et les procédures d’administration » à l’intention du personnel.

• Les trois premières colonnes sont remplies au début de la période d’évaluation. Les deux dernières le sont à la fin du délai énoncé, en même temps que la Section 2.
• L’évaluation a fait ressortir des besoins de formation.
• L’objectif décrit dans la Section 2 doit être inclus dans la Section 1 d’une nouvelle évaluation pour la prochaine période et ainsi de suite.

2.3 Contenu de l’annonce de recrutement

Vous trouverez ci-dessous les éléments d’information à inclure dans une annonce d’emploi. N’oubliez pas que plus les renseignements sont détaillés, plus il est facile pour les employés éventuels de déterminer si le poste correspond à leur qualificationet à leurs besoins.

1. Titre du poste
2. Conditions d’emploi (poste permanent, temps plein, temps partiel, le jour, la nuit, exposition à des matières dangereuses, etc.)
3. Salaire / traitement (annuel / horaire)
4. Date de début
5. Lieu de l’emploi
6. Études
7. Expérience
8. Langues (communication orale et écrite)
9. Cadre de travail (secteur privé ou public, organisme à but non lucratif)
10. Équipement de bureau utilisé [logiciel (base de données, comptabilité, traitement de textes), matériel électronique (agenda et courriel sans fil)]
11. Exigences spécifiques (s’agissant d’un secrétaire, le nombre de mots à la minute par exemple)
12. Connaissances techniques
13. Domaines de spécialisation dans la profession
14. Autres compétences précises
15. Conditions liées à la sécurité des personnes et des biens
16. Transport
17. Conditions de travail et capacités physiques
18. Compétences essentielles (se référer au site de Compétences essentielles)

>2.3 Exemple Annonce de recrutement typique de guichetemplois.gc.ca

Conseils pour effectuer une recherche d'emploi sécuritaire

Annonce de recrutement

Numéro d'offre : 851065

Titre : Conducteur/conductrice (camion porteur) ( CNP: 7411)

Conditions d'emploi : poste permanent, plein temps

Date prévue de début : Dès que possible

Lieu de l'emploi : Nepean, Ontario (2 postes vacants)

Compétences requises :

• Études : Sans objet
• Titres de compétence (certificats, permis, affiliations, cours, etc.) : permis de conduire (classe 3 ou D), autorisation (Z) d'utiliser les freins à air comprimé, certificat d’opération d’un chariot élévateur à fourche.
• Expérience : 0-6 mois
• Langues : anglais (parler, lire et écrire)
• Genre de camionnage et d'équipement : Camion porteur (4600 kg+ ou 10,000 lb+ avec 3+ axes
• Compétences particulières : Opérer et conduire un camion porteur ou articulé pour transporter les marchandises et le matériel, empotage et dépotage de marchandises
• Sûreté et sécurité : Vérification du dossier de conduite
• Conditions de travail et capacités physiques: Ce travail demande beaucoup de force physique
• Information de transport et de voyage: Permis de conduire valide
• Autres informations: Livraison de matériaux de construction. (Matériau de couverture). Inventaire et contrôle des stocks. Bon dossier de conduite.

Employeur: Matériaux de construction ABC

Comment postuler:
Par télécopieur: (613) 555-3222

Profil d’entreprise: Matériaux de construction en gros et en détail

À paraître jusqu’au: 2006/12/02

Cette offre a été fournie par un employeur externe. Service Canada décline toute responsabilité quant à l'exactitude, l’authenticité et la fiabilité du contenu.

¹ Pour chaque fonction, attribuez une note de 1 à 5 d’après le degré de difficulté et l’importance de la fonction pour l’organisation.

² Pour chaque condition, attribuez une note de 1 à 5 d’après l’importance des connaissances ou de l’expertise technique, les exigences en matière de gestion (participation aux réunions de la direction, nombre de membres du personnel à superviser) et les incidences du poste sur la vie personnelle (heures supplémentaires fréquentes, déplacements, délais serrés, attestation, etc.).

Conclusion

La comparaison des fonctions principales et des conditions de travail fait ressortir deux facteurs déterminants de la différence de salaire entre les deux postes : rencontre de la clientèle et gestion du budget.

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Date de modification :

2011-09-14